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Domande sul gestionale

Gestionale per enti del Terzo Settore · Versione 0.4 · 27/09/2026

Ho analizzato il Word e l'Excel che mi avete mandato. Prima di preparare il preventivo mi servono le vostre risposte su alcuni punti (1), vi riassumo come ho impostato il resto (2) e vi chiedo alcuni materiali (3).

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1. Domande

Ogni risposta cambia in modo sensibile tempi o costi, oppure chiarisce un punto in cui Word ed Excel non dicono la stessa cosa.

N.	Domanda	Risposta
1	Quanti enti pensate di gestire, oggi e tra 3 anni?
2	Che firma serve per offerte, privacy, antiriciclaggio e libri sociali: semplice (codice via SMS), avanzata o qualificata?
3	Per i libri sociali chiedete la conservazione digitale: basta un archivio nel software con data certa (marca temporale), o serve la conservazione a norma presso un conservatore accreditato?
4	Il software deve fare anche la fattura elettronica, o bastano i proforma? Usate già un programma di fatturazione?
5	Gli estratti conto in PDF vanno letti in automatico o basta archiviarli?
6	Chi prepara lo schema dei progetti per i bandi, e per quando? In che formato va esportato il progetto? L'adattamento ai formulari dei bandi lo fate voi a mano?
7	In progettazione e bilancio sociale: (a) l'ente scrive e voi rivedete, (b) ognuno compila le sue parti, o (c) lavorate insieme sullo stesso documento?
8	Le circolari sono previste nella prima fase, insieme alla gestione del cliente, come nell'Excel. Nel Word sono tra le funzioni da aggiungere in un secondo momento: confermate che le volete subito?
9	Nel Word indicate la qualifica dell'ente (ODV, APS, ETS, impresa sociale, SOMS, rete, ente filantropico), nell'Excel la sezione di iscrizione al RUNTS. Sono lo stesso dato? Se sì, prevedo un solo campo

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2. Come ho impostato il resto

2.1 Punti già decisi

• Word ed Excel: dove dicono cose diverse vale l'Excel; ciò che compare in uno solo dei due è incluso.
• Dati separati: ogni ente vede solo i propri dati; lo studio vede quelli di tutti gli enti.
• Utilizzo: software web da usare dal computer, senza app per smartphone; dati conservati nell'Unione Europea e trattati nel rispetto del GDPR.
• Dati esistenti: il software parte vuoto; soci e volontari già presenti si inseriscono a mano. Un'importazione da Excel si può quotare a parte.
• Servizi (server, email, firma, backup): il primo anno sono a mio carico e compresi nel preventivo; dal secondo anno passano a vostro nome, con un contratto di manutenzione.

2.2 Funzioni che ho completato io

Nei documenti non sono descritte nel dettaglio; le ho impostate così e le verificherete durante il collaudo. Se qualcosa non va, ditemelo anche prima.

Area	Come funziona
Offerte	Lo studio gestisce un catalogo di servizi con prezzo e IVA; un pacchetto è un insieme di servizi
Offerte	Un'offerta rifiutata, o non firmata entro la scadenza, si chiude e lo studio riceve un avviso
Accesso degli enti	Lo studio crea l'accesso per il referente di ogni ente
Pagamenti	Lo studio registra i pagamenti ricevuti e chiude le scadenze saldate
Anagrafica enti	Numero di soci e di volontari inseriti a mano, con accanto il conteggio automatico dalle anagrafiche
Anagrafica persone	Una sola scheda per persona, anche con più ruoli (es. socio e volontario); libro soci e registro volontari prendono i dati da lì
Libri sociali	Lo studio può rimandare un documento all'ente con le sue osservazioni, prima di approvarlo
Libri sociali	Dopo l'archiviazione una voce non si modifica più: una cessazione o una correzione si registra come nuova voce collegata a quella originale
Contabilità	Calendario delle scadenze uguale per tutti gli enti, con eccezioni per il singolo ente
Contabilità	Se l'ente non carica i documenti entro la scadenza, riceve un sollecito e lo studio un avviso
Contabilità	Lo studio controlla Modello D e relazione illustrativa prima dell'esportazione
Circolari	Si possono mandare a tutti gli enti o solo ad alcuni

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3. Materiali da parte vostra

Servono per sviluppare le funzioni indicate. Vi chiedo di indicare una data di consegna: la inseriremo nel contratto, perché un ritardo sposta i tempi di consegna.

Materiale	Serve per	Entro il
Schema dei progetti per i bandi	Progettazione
Modelli di verbale (assemblea e organo di amministrazione)	Libri sociali
Modello di circolare	Circolari
Un estratto conto di esempio per ogni banca usata dagli enti	Caricamento della contabilità
Tariffe orarie per la valorizzazione del volontariato	Valutazione volontariato