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Costi ricorrenti del primo anno

Progetto: Gestionale per enti del Terzo Settore Documento: costi-ricorrenti.md Versione: 0.3.1 · Data: 27/09/2026 · Stato: Bozza, da validare Allineato a: richiesta.md v0.3 · Schema di versione: vedi indice-documenti.md

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1. Scopo e limiti

Il documento elenca tutti gli abbonamenti e i servizi a pagamento ricorrente (mensili o annuali) necessari per 12 mesi di progetto, divisi per ambiente:

• Sviluppo: strumenti con cui si scrive il software;
• Test: ambiente separato per collaudare senza dati reali;
• Produzione: il software in esercizio, usato dallo studio e dagli enti.

Cosa non contiene:

• le ore di lavoro (le tariffe le decide Davide);
• l'hardware (PC di sviluppo) e i costi professionali generali: assicurazione, commercialista, PEC (vedi §8).

Regole seguite:

1. Nessuna cifra inventata. Ogni prezzo è di listino, con la fonte (§10), verificato il 27/09/2026. Dove il costo dipende da un dato che manca, la voce resta un parametro, con l'assunzione dichiarata.
2. I fornitori citati sono riferimenti di prezzo, non scelte. Servono a dare l'ordine di grandezza. La scelta dei fornitori si farà nella fase di architettura, motivata dai requisiti.
3. Tutti i prezzi sono IVA esclusa. Alcuni servizi fatturano in dollari (USD): li lascio in USD per non inventare un tasso di cambio.

Chi paga: decisioni D10 e D11 (richiesta.md §7); effetti sui costi al §7.

⚖️ IVA sui servizi esteri e ammissibilità nel bando: verifiche C7 e C8 (domande-cliente.md parte C).

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2. Riepilogo

Ambiente	Costi certi (12 mesi)	Costi che dipendono da risposte del cliente
Sviluppo	1.080,00 €	—
Test	65,88 €	—
Produzione	172,65 € + IPv4 da verificare	Firma elettronica (Q4), marche temporali (volume), conservazione a norma (Q9), fatturazione elettronica (Q5), email e monitoraggio se si superano i piani gratuiti
Totale	1.318,53 € + IVA	Vedi scenari al §6

I costi certi sono solo una parte del totale. La voce più pesante e più incerta è la firma elettronica (da 360 € a oltre 1.200 € l'anno a seconda del tipo di firma, §5.2). Senza la risposta a Q4 il totale non si può chiudere.

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3. Sviluppo

Voce	Servizio di riferimento	Canone	12 mesi	Requisito / motivo	Note
Assistente di sviluppo	Claude Max	90,00 €/mese	1.080,00 €	Strumento di sviluppo previsto nel contesto di progetto	Cifra indicata da Davide. Il listino ufficiale espone il prezzo in USD ("da $100/mese"): verificare l'importo in euro sulla prima fattura
Repository del codice	Server Git di Davide (già attivo)	0 €	0 €	Versionamento di codice e documenti	🔸 Il codice del cliente sta su un server personale: garantire un backup del repository e la continuità del servizio
Monitoraggio errori	Sentry, piano Developer	0 €	0 €	Individuare gli errori prima del cliente	Gratuito: 1 utente, 5.000 errori/mese. Basta finché lavora una sola persona
Editor, linguaggi, librerie	Strumenti open source	0 €	0 €	—	Lo stack non è ancora scelto. Se la scelta richiedesse licenze a pagamento, vanno aggiunte qui

Totale sviluppo: 1.080,00 €

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4. Test

Perché un ambiente separato: il software tratta dati personali (RT-10). Un ambiente di test separato permette di collaudare con dati finti, senza mai usare i dati reali degli enti. Serve anche per far provare al cliente le funzioni prima del rilascio.

Voce	Servizio di riferimento	Canone	12 mesi	Note
Server di test	Hetzner Cloud CX23 (2 vCPU, 4 GB RAM, 40 GB), Germania/Finlandia	5,49 €/mese	65,88 €	Taglio più piccolo: il carico di test è minimo. Fatturazione oraria, si può spegnere quando non serve
Dominio	Sottodominio del dominio di produzione (es. test.…)	0 €	0 €	—
Firma elettronica	Ambiente di prova del fornitore (sandbox)	0 €	0 €	Il riferimento (Youtrust) offre una sandbox gratuita per 40 giorni. 🔸 Verificare cosa succede dopo: in un anno di sviluppo potrebbe servire un piano a pagamento
Email	Piano gratuito del fornitore	0 €	0 €	—

Totale test: 65,88 € (ipotesi: server acceso tutto l'anno)

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5. Produzione

5.1 Costi certi

Ipotesi di dimensionamento (🔸): circa 100 utenti (RT-11) con un uso da gestionale d'ufficio: pochi utenti contemporanei. Un server virtuale di taglio medio basta, con database sullo stesso server. Il numero di enti (Q1) può cambiare questa ipotesi: più documenti archiviati significano più spazio.

Voce	Servizio di riferimento	Canone	12 mesi	Requisito / motivo
Server di produzione	Hetzner Cloud CX33, Germania/Finlandia	8,49 €/mese	101,88 €	RT-11 dimensionamento; RT-13 hosting UE. Un taglio sopra quello di test, per avere margine sulla generazione di PDF (RT-7)
Backup del server	Backup Hetzner (20% del prezzo del server, 7 copie)	1,698 €/mese (20% di 8,49 €)	20,38 €	Ripristino rapido in caso di guasto
Backup esterno	Hetzner Storage Box BX11 (1 TB)	3,20 €/mese 🔸	38,40 €	Copia dei dati fuori dal server (regola 3-2-1). 🔸 Prezzo da fonte terza, da verificare sul listino dopo gli aumenti di giugno 2026
Dominio	Dominio .it	11,99 €/anno	11,99 €	Indirizzo del software e mittente delle email
Indirizzo IPv4	Hetzner Primary IPv4	🔸 da verificare	🔸	Hetzner lo fattura come voce separata: importo da leggere nel configuratore
Certificato HTTPS	Let's Encrypt	0 €	0 €	Connessione cifrata (GDPR, RT-10)
Email (alert e circolari)	Brevo, piano gratuito (300 email/giorno)	0 €	0 €	RT-4, M8. Vedi §5.2 se il volume supera il limite
Monitoraggio errori	Sentry Developer	0 €	0 €	Come in sviluppo

Totale produzione, costi certi: 172,65 € + IPv4 (ipotesi: produzione attiva per 12 mesi. Il numero reale di mesi dipende da quando decorre il primo anno: vedi §7.3, Q23)

5.2 Costi che dipendono dalle risposte del cliente

Voce	Da cosa dipende	Riferimento di prezzo	Stima annua	Note
Firma elettronica (RT-5)	⏳ Q4 tipo di firma e numero di firme l'anno	Confirmo API: da 30 €/mese, con costo aggiuntivo per ogni firma oltre la soglia · Youtrust API Plus: 104 €/mese (1.248 €/anno), 500 firme semplici l'anno incluse, 2 € a firma in più	360 – 1.248 € e oltre	Per la firma avanzata o qualificata i costi salgono (Youtrust: firma qualificata da 10 € l'una a pacchetti). Serve un preventivo del fornitore basato sui volumi
Marche temporali (RT-6)	Numero di documenti archiviati l'anno (W4, passo 5), cioè numero di enti (Q1) × eventi	Aruba: 19,90 € per 100 marche (0,20 € a marca)	Volume × 0,20 €	Esempio con ipotesi dichiarata: 500 documenti/anno = 5 pacchetti = 99,50 €. Il volume reale va stimato con il cliente
Conservazione a norma (RT-6)	⏳ Q9: serve o no	Aruba DocFly: 49,90 €/anno (1 GB) + 25 €/GB/anno in più	Da 49,90 €	⚠️ Il servizio è "uno per partita IVA": se la conservazione va fatta a nome di ogni ente, il costo si moltiplica per il numero di enti (Q1). ⚖️ Verifica C6
Fatturazione elettronica	⏳ Q5: solo proforma o anche fattura elettronica	Non quotata	—	Se serve, si valuta l'integrazione con un servizio esistente invece di svilupparla
Email oltre il piano gratuito	Volume: numero di enti (Q1) × alert e circolari	Brevo Starter: da $8,08/mese con pagamento annuale	Circa $97/anno	Serve solo se si superano 300 email al giorno. Con pochi enti è improbabile
Monitoraggio con più utenti	Più persone da avvisare sugli errori	Sentry Team: $26/mese	$312/anno	Serve solo se lavora più di una persona sul software

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6. Scenari di spesa annua

Tutti gli importi sono IVA esclusa. Ogni scenario dichiara le sue ipotesi.

Voce	Scenario minimo	Scenario alto
Costi certi (§3, §4, §5.1)	1.318,53 €	1.318,53 €
Firma elettronica	360,00 € (firma semplice, piano base)	1.248,00 € (piano con API e 500 firme incluse)
Marche temporali	19,90 € (100 marche)	99,50 € (500 marche)
Conservazione a norma	0 € (Q9: non serve)	99,90 € (1 archivio, 3 GB)
Email	0 € (piano gratuito)	~$97
Monitoraggio	0 € (piano gratuito)	$312
Totale	1.698,43 €	2.765,93 € + ~$409

Lo scenario alto non è un massimo. Non include:

• firme avanzate o qualificate pagate a firma;
• la conservazione a nome di ogni ente;
• la fatturazione elettronica;
• l'IPv4.

Se Q4, Q9 e Q1 vanno nella direzione più costosa, la spesa può superare lo scenario alto. Va rifatto il calcolo con le risposte del cliente.

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7. Chi paga e quando

7.1 Decisioni ✅

Decisione (richiesta.md §7)	Effetto sui costi
D10: primo anno a carico e a nome di Davide	Tutte le voci di questo documento (§3, §4, §5) vanno nel preventivo di Davide
D11: dal secondo anno servizi al cliente, manutenzione a Davide	I costi del §5 passano al cliente; il compenso per la manutenzione si definisce nel contratto (tariffe decise da Davide)

7.2 Conseguenze da mettere nel preventivo e nel contratto

1. Il passaggio dei servizi al cliente è un'attività di lavoro. A fine primo anno vanno trasferiti account, dominio, backup, contratti con i fornitori, accessi, e va consegnato un documento con configurazioni e procedure (RT-15). Sono ore di lavoro, da stimare e mettere nel preventivo o nel contratto di manutenzione.

2. I fornitori devono essere trasferibili (RT-15). In fase di architettura si scelgono servizi che permettono di passare account o contratti a un altro intestatario senza fermare il sistema. Un fornitore che non lo permette obbliga a una migrazione, che costa di più e può comportare un fermo del servizio.

3. Il rischio sui prezzi è di Davide. Nel primo anno, se un fornitore aumenta i prezzi (Hetzner li ha aumentati a giugno 2026) o i volumi superano le stime (firme, marche, email), la differenza la paga Davide. Si può gestire in due modi, anche insieme:

   • una clausola nel contratto che lega le voci ai prezzi di listino a una data e prevede l'adeguamento oltre una soglia di volume;
   • un margine sulle voci variabili, deciso da Davide.

   ⚖️ Verifica C9.

4. Conservazione e firma avanzata potrebbero dover essere a nome del cliente fin dall'inizio (⚖️ verifica C5): il costo del primo anno resta comunque a carico di Davide.

5. Rendicontazione: i costi pagati da Davide entrano nel preventivo come voci di spesa; ammissibilità e forma da verificare (⚖️ C7).

7.3 Da quando decorre il primo anno? ⏳ Q23

Il calcolo del §5 suppone 12 mesi di produzione. Il numero di mesi da mettere nel preventivo dipende però da quando decorre il primo anno:

Se il primo anno decorre…	Mesi di produzione a carico di Davide	Effetto
dalla firma del contratto	12 meno i mesi di sviluppo prima del rilascio	Costo di produzione più basso; il passaggio avviene 12 mesi dopo la firma
dalla messa in produzione	12 pieni, dopo il rilascio	Costo di produzione pieno; il periodo coperto da Davide dura più di 12 mesi, perché ai mesi di sviluppo si aggiungono 12 mesi di produzione. Anche gli strumenti di sviluppo (§3) e il test (§4) andrebbero calcolati su questo periodo più lungo

La differenza tocca soprattutto Claude Max (90 €/mese), che è la voce più pesante. → Domanda Q23.

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8. Fuori perimetro (da valutare a parte)

Non sono costi del software, ma di Davide come professionista. Conviene valutarli con il commercialista, anche perché alcuni potrebbero essere ammissibili nel bando:

• assicurazione RC professionale e cyber: il software tratta dati personali e antiriciclaggio, quindi un errore può avere conseguenze economiche;
• PEC e firma digitale personali, per firmare contratti e offerte;
• password manager per custodire in sicurezza gli accessi ai servizi di produzione;
• hardware di sviluppo.

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9. Domande che cambiano i costi

Codice	Effetto sui costi
Q1 numero di enti	Volume di marche temporali, email, spazio; possibile moltiplicazione della conservazione
Q2 ripartizione degli utenti	Dimensionamento del server
Q4 tipo di firma	Voce più incerta: da 360 € a oltre 1.200 €/anno
Q5 fatturazione elettronica	Possibile servizio aggiuntivo
Q9 conservazione a norma	Da 0 € a 49,90 €/anno per archivio, per ogni ente se necessario
Q23 ⏳ decorrenza del primo anno	Mesi di produzione e di strumenti da includere nel preventivo (§7.3)

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10. Fonti dei prezzi

Prezzi consultati il 27/09/2026. Sono listini pubblici e possono cambiare: vanno riverificati prima di inviare il preventivo.

Voce	Fonte
Claude Max	claude.com/pricing (da $100/mese); importo di 90 €/mese indicato da Davide
Server Hetzner (CX23, CX33)	Hetzner, adeguamento prezzi del 15/06/2026 · CostGoat, calcolatore Hetzner
Backup Hetzner (20%) e IPv4	Hetzner Docs, FAQ fatturazione
Storage Box BX11	whtop.com, BX11 (fonte terza) · Hetzner, BX11
Dominio .it	Aruba, listino domini
Email Brevo	Brevo, prezzi · SMTPedia, prezzi Brevo 2026
Monitoraggio Sentry	CostBench, prezzi Sentry 2026
Firma elettronica	Confirmo, prezzi API · Youtrust (Yousign), prezzi API · Youtrust, piani
Marche temporali	Ufficio Camerale, 100 marche Aruba
Conservazione a norma	Aruba PEC, DocFly

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Registro delle modifiche

Versione	Data	Allineato a	Modifiche
0.2	27/09/2026	richiesta.md v0.2	Prima stesura: costi ricorrenti di sviluppo, test e produzione per 12 mesi, con prezzi di listino e scenari
0.3	27/09/2026	richiesta.md v0.3	Registrate D10 e D11 (chi paga nel primo anno e dopo); riscritto il §7 con le conseguenze su preventivo e contratto; aggiunta Q23 (decorrenza del primo anno); aggiornato il §9
0.3.1	27/09/2026	richiesta.md v0.3	Riorganizzazione senza modifiche ai costi: testo delle decisioni D10 e D11 e delle verifiche legali sostituito dal rimando a richiesta.md §7 e a domande-cliente.md parte C; tolte dal §9 le domande già chiuse

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Stato

• Fase corrente: analisi dei requisiti, costi ricorrenti v0.3.1.
• Decisioni prese: D10 (primo anno a carico e a nome di Davide), D11 (dal secondo anno al cliente, manutenzione a Davide). Costi certi 1.318,53 € + IVA su 12 mesi; scenari tra 1.698,43 € e oltre 2.765,93 € + IVA.
• Prossimo passo:
  • chiarire con il cliente da quando decorre il primo anno (Q23);
  • verifiche C5, C6, C7, C9 (domande-cliente.md parte C);
  • stimare le ore del passaggio dei servizi a fine anno;
  • con le risposte a Q1, Q4 e Q9, ricalcolare gli scenari.