richiesta-software/workflow.md

# Workflow del software
**Progetto:** Gestionale per enti del Terzo Settore
**Documento:** `workflow.md`
**Versione:** 0.4.3 · **Data:** 27/09/2026 · **Stato:** Bozza, da validare con il cliente
**Allineato a:** `richiesta.md` v0.4 · **Schema di versione:** vedi `indice-documenti.md`

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## 0. Regole del documento

1. **Il workflow deriva dalla richiesta.** Ogni passo cita il requisito (RF, RT), la decisione (D) o la domanda (Q) da cui nasce. Quando la richiesta cambia, si aggiornano i passi che ne citano i codici.
2. **Tipi di passo:** senza simbolo = scritto nelle fonti · 🔸 = dedotto, necessario perché il processo funzioni (ipotesi adottata, `richiesta.md` §7) · ⏳ = dipende da una domanda aperta; il passo descrive l'ipotesi di lavoro.
3. **Come si legge un passo:** chi lo fa, cosa fa, cosa fa il sistema, riferimento.

**Attori:** Studio ed Ente come in `richiesta.md` §1.2, più il **Sistema** (azioni automatiche).

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## 1. Mappa dei workflow

La fase di ogni workflow è quella del suo modulo (`richiesta.md` §2).

| # | Workflow | Moduli | Frequenza | Stato |
|---|---|---|---|---|
| W1 | Acquisizione e attivazione di un ente | M1, M2 | Una volta per ente | Definito |
| W2 | Scadenziario pagamenti e proforma | M1 | Alle scadenze dell'offerta | Definito (⏳ Q5) |
| W3 | Gestione delle persone dell'ente | M3 | Continua | Definito (🔸 RF-3.3) |
| W4 | Tenuta dei libri sociali | M4 | A ogni evento (ammissione, cessazione, riunione) | Definito (⏳ Q4, Q9) |
| W5 | Ciclo contabile | M5 | Trimestrale + annuale | Definito (⏳ Q10) |
| W6 | Stesura di un progetto | M6 | A ogni bando | ⏳ Q13, Q19 |
| W7 | Invio delle circolari | M8 | Quando serve | Definito |
| W8 | Bilancio sociale | M7 | Annuale | ⏳ Q14, Q19 |
| W9 | Time sheet e valorizzazione del volontariato | M9 | Periodica | ⏳ Q15 |

### Ciclo di vita di un ente

```mermaid
flowchart LR
    A[W1 Offerta e firma] --> B[W1 Attivazione ente]
    B --> C[W3 Persone]
    C --> D[W4 Libri sociali]
    B --> E[W5 Contabilità trimestrale]
    E --> F[W5 Modello D e relazione annuale]
    B --> G[W6 Progetti]
    F --> H[W8 Bilancio sociale]
    C --> H
    B --> I[W2 Proforma alle scadenze]
    B --> J[W7 Circolari]
    C --> K[W9 Time sheet]
```

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## 2. W1: Acquisizione e attivazione di un ente (M1, M2)

**Scopo:** trasformare un potenziale cliente in un ente attivo sulla piattaforma.
**Inizio:** lo studio decide di fare un'offerta · **Fine:** l'ente ha accesso al sistema.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Studio | Compone l'offerta scegliendo servizi singoli o pacchetti dal catalogo | Calcola il totale | RF-1.1 (🔸), RF-1.2 |
| 2 | Studio | Indica modalità di pagamento e scadenze | Salva le condizioni, da cui nasce lo scadenziario (W2) | RF-1.3 |
| 3 | Studio | Invia l'offerta all'ente | Allega informativa privacy e modulo antiriciclaggio; notifica l'ente | RF-1.4–1.6 |
| 4 | Ente | Legge e firma offerta, presa visione privacy e dati antiriciclaggio | Registra le firme con data e ora | RF-1.4–1.6 (⏳ Q4 tipo di firma) |
| 4b | Ente | 🔸 Rifiuta l'offerta, oppure l'offerta scade senza firma | Offerta chiusa, studio avvisato | 🔸 dedotto |
| 5 | Studio | Compila l'anagrafica dell'ente | Controlla i campi obbligatori | RF-2.1–2.14 |
| 6 | Studio | 🔸 Crea l'accesso per il referente dell'ente | Invia un link di attivazione a scadenza, mai una password; l'ente vede solo i propri dati | RT-1, RT-2 (🔸 dedotto) |

**Stati dell'offerta:** bozza → inviata → firmata · 🔸 rifiutata · 🔸 scaduta.

```mermaid
flowchart TD
    A[Studio: compone l'offerta<br/>e le condizioni di pagamento] --> B[Studio: invia l'offerta<br/>con privacy e antiriciclaggio]
    B --> C{Ente}
    C -->|firma| D[Offerta firmata]
    C -->|🔸 rifiuta o non firma in tempo| E[Offerta chiusa<br/>studio avvisato]
    D --> F[Studio: compila l'anagrafica dell'ente]
    F --> G[Studio: 🔸 crea l'accesso del referente]
    D --> H[W2 Scadenziario]
```

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## 3. W2: Scadenziario pagamenti e proforma (M1)

**Scopo:** incassare secondo le condizioni firmate.
**Inizio:** offerta firmata (W1, passo 4) · **Fine:** tutte le scadenze emesse.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sistema | — | Genera lo scadenziario dalle condizioni dell'offerta | RF-1.7 |
| 2 | Sistema | — | All'avvicinarsi di una scadenza avvisa lo studio | RF-1.9 |
| 3 | Studio | Verifica ed emette il proforma | Invia il proforma all'ente | RF-1.8 (⏳ Q5) |
| 4 | Studio | 🔸 Registra l'avvenuto pagamento | Chiude la scadenza | 🔸 dedotto |

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## 4. W3: Gestione delle persone dell'ente (M3)

**Scopo:** tenere aggiornato il registro delle persone legate all'ente, base per libri sociali e bilancio sociale.
**Inizio:** ingresso o modifica di una persona · **Fine:** anagrafica aggiornata.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ente | Inserisce o modifica la persona: anagrafica, contatti, categoria | Controlla i duplicati | RF-3.1, RF-3.2 |
| 2 | Ente | Assegna uno o più ruoli (es. socio e volontario) | Una scheda per persona con più ruoli | RF-3.3 (🔸) |
| 3 | Sistema | — | Se la persona è socio o volontario, prepara la voce nel libro soci o nel registro volontari (W4) | RF-3.3 (🔸) |

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## 5. W4: Tenuta dei libri sociali (M4)

**Scopo:** registrare ammissioni, cessazioni e verbali con valore probatorio.
**Inizio:** un evento (ammissione o uscita di un socio o volontario, assemblea, riunione del consiglio) · **Fine:** documento archiviato.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ente | Compila la voce o il verbale: libro soci, registro volontari, verbale di assemblea, verbale dell'organo di amministrazione | Salva in stato "bozza" | RF-4.1–4.4 |
| 2 | Ente | Firma come operatore e invia allo studio per il controllo | Stato "in revisione"; notifica lo studio | RF-4.1, RF-4.2, RF-4.7 (⏳ Q4) |
| 3 | Studio | Controlla il documento | — | RF-4.7 |
| 3b | Studio | 🔸 Rimanda all'ente con osservazioni | Stato "da correggere"; notifica l'ente; si torna al passo 1 | 🔸 dedotto |
| 4 | Studio | Approva | Stato "approvato" | RF-4.7 |
| 5 | Sistema | — | Applica la marca temporale e archivia in modo definitivo; il documento non è più modificabile | RF-4.5, RF-4.6 (⏳ Q9) |
| 6 | Studio / Ente | Stampa | Genera il PDF | RF-4.7, RT-7 |
| 7 | Ente | 🔸 Registra la cessazione o corregge una voce già archiviata | Crea una nuova voce collegata all'originale, che resta invariata; la nuova voce riparte dal passo 1 | 🔸 dedotto (RF-4.1, RF-4.2: data di cessazione; RT-9) |

**Stati:** quelli del flusso di approvazione comune (RT-3), riusato in W5, W6 e W8.

```mermaid
flowchart TD
    A[Ente: compila la voce o il verbale] --> B[Ente: firma come operatore e invia]
    B --> C{Studio: controlla}
    C -->|🔸 osservazioni| A
    C -->|approva| D[Sistema: marca temporale e archiviazione<br/>non più modificabile]
    D --> E[Stampa]
    D -.->|🔸 cessazione o correzione| F[Ente: nuova voce collegata]
    F --> B
```

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## 6. W5: Ciclo contabile (M5)

**Scopo:** raccogliere i documenti contabili durante l'anno e produrre il rendiconto annuale.

### 6.1 Ciclo trimestrale

**Inizio:** scadenza del calendario · **Fine:** movimenti del trimestre imputati.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Studio | Imposta il calendario delle scadenze, uguale per tutti gli enti | Ammette eccezioni per il singolo ente | RF-5.1 (🔸), D7 |
| 2 | Sistema | — | Alla scadenza manda all'ente l'alert per caricare i documenti | RF-5.1, RT-4 |
| 3 | Ente | Carica gli estratti conto (Excel o PDF), la prima nota cassa (Excel) e gli eventuali rendiconti delle raccolte fondi occasionali | Archivia i file; ⏳ estrae i movimenti da Excel/CSV | RF-5.2–5.4 (⏳ Q10) |
| 4 | Sistema | 🔸 — | 🔸 Se l'ente non carica, manda un sollecito e avvisa lo studio | 🔸 dedotto |
| 5 | Studio | Imputa ogni movimento a una voce del Modello D | Salva l'imputazione | RF-5.5, D6 |

```mermaid
flowchart TD
    A[Studio: calendario delle scadenze] --> B[Sistema: alert all'ente]
    B --> C[Ente: carica estratti conto,<br/>prima nota e rendiconti raccolte fondi]
    B -.->|🔸 nessun caricamento| D[Sistema: sollecito all'ente<br/>e avviso allo studio]
    D -.-> C
    C --> E[Sistema: archivia i file<br/>⏳ estrae i movimenti da Excel/CSV]
    E --> F[Studio: imputa i movimenti<br/>sulle voci del Modello D]
    F -->|fine esercizio| G[6.2 Chiusura annuale]
```

### 6.2 Chiusura annuale

**Inizio:** fine esercizio · **Fine:** Modello D e relazione pronti da allegare al bilancio.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sistema | — | Aggrega i movimenti dei quattro trimestri e compila il rendiconto per cassa su Modello D | RF-5.6 |
| 2 | Ente | Scrive la relazione illustrativa guidata: attività dell'anno, progetti finanziati e realizzati | Propone i modelli preimpostati | RF-5.7 |
| 3 | Studio | 🔸 Controlla Modello D e relazione | 🔸 Flusso di approvazione (RT-3) | 🔸 dedotto |
| 4 | Studio / Ente | Esporta i documenti da allegare al bilancio | Genera PDF/Word | RT-7 |

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## 7. W6: Stesura di un progetto (M6)

**Scopo:** preparare un progetto da presentare a un bando.
**Inizio:** l'ente o lo studio avvia un nuovo progetto · **Fine:** progetto esportato.

> ⏳ **Ipotesi di lavoro (Q19, opzione a):** l'ente scrive e lo studio rivede, con lo stesso flusso di W4. Con le opzioni (b) o (c) di Q19 questo workflow va riscritto.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ente o Studio | Crea il progetto | Apre la procedura guidata | RF-6.1 |
| 2 | Ente | Compila le sezioni del progetto | Guida sezione per sezione | RF-6.2 (⏳ Q13 schema di dettaglio) |
| 3 | Ente | Invia allo studio | Stato "in revisione" | RF-6.4 (⏳ Q19) |
| 4 | Studio | Rivede; approva o rimanda con osservazioni | Flusso di approvazione (RT-3) | RF-6.4 (⏳ Q19) |
| 5 | Studio / Ente | Esporta e adatta al formulario del bando | ⏳ Esporta in Word/PDF | RF-6.3 (⏳ Q13) |

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## 8. W7: Invio delle circolari (M8)

**Scopo:** informare gli enti su scadenze e adempimenti.
**Inizio:** lo studio deve comunicare una scadenza · **Fine:** circolare consegnata e letta.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Studio | Scrive la circolare (amministrativa, contabile o fiscale) | — | RF-8.1 |
| 2 | Studio | 🔸 Sceglie i destinatari: tutti gli enti o una parte | — | 🔸 dedotto |
| 3 | Sistema | — | Invia via email e pubblica nell'area comunicazioni dell'ente | RF-8.2, D5 |
| 4 | Ente | Legge la circolare nell'app | Registra "letta" | RF-8.2 |
| 5 | Studio | Consulta chi l'ha letta e chi no | Mostra lo stato di lettura; segnala le email non recapitate | RF-8.2 |

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## 9. W8: Bilancio sociale (M7)

**Scopo:** redigere il bilancio sociale riusando i dati già presenti.
**Inizio:** fine esercizio · **Fine:** bilancio sociale esportato.

> ⏳ Stessa ipotesi di W6 (Q19, opzione a). Le sezioni sono da confermare (Q14).

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ente o Studio | Avvia il bilancio sociale dell'anno | Precompila con i dati già presenti: anagrafica ente (W1), persone (W3), dati economici (W5) | RF-7.1, RF-7.2 |
| 2 | Ente | Completa le sezioni del bilancio sociale | Procedura guidata | RF-7.3 (⏳ Q14) |
| 3 | Studio | Rivede; approva o rimanda | Flusso di approvazione (RT-3) | RF-7.4 (⏳ Q19) |
| 4 | Studio / Ente | Esporta | Genera PDF/Word | RT-7 |

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## 10. W9: Time sheet e valorizzazione del volontariato (M9)

**Scopo:** registrare le ore di volontari e dipendenti e darne un valore economico.
**Inizio:** l'ente comunica le ore · **Fine:** ore registrate e valorizzate.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Studio | ⏳ Imposta il valore orario per ogni tipo di attività | Salva le tariffe | RF-9.3 (⏳ Q15) |
| 2 | Ente | Manda le ore allo studio | ⏳ Forma da definire: fuori dal sistema o tramite caricamento file | ⏳ Q15 |
| 3 | Studio | Inserisce il time sheet: attività, ore, ruolo/qualifica | — | RF-9.1, RF-9.2, RF-9.4, D4 |
| 4 | Sistema | — | Calcola il valore delle ore | RF-9.3 |

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## 11. Registro delle modifiche

| Versione | Data | Versione di `richiesta.md` | Modifica |
|---|---|---|---|
| 0.2 | 25/09/2026 | 0.2 | Prima stesura, allineata a `richiesta.md` v0.2 |
| 0.3 | 27/09/2026 | 0.3 | Solo allineamento di versione: D10, D11 e RT-15 riguardano la gestione dei servizi, non i processi del software. Nessun passo modificato |
| 0.3.1 | 27/09/2026 | 0.3 | Riorganizzazione senza modifiche ai passi: tolti le righe "Domande aperte" (ripetevano la colonna Rif.), la procedura di aggiornamento (è in `indice-documenti.md`) e il §12 dei passi da confermare (spostato in `domande-cliente.md` A4) |
| 0.3.2 | 27/09/2026 | 0.3 | Aggiornato il rimando alle conferme dei passi 🔸: ora sono in `domande-cliente.md` A3 |
| 0.3.3 | 27/09/2026 | 0.3 | Aggiornati i rimandi a `domande-cliente.md` dopo la sua semplificazione (conferme in §2; opzioni di Q19 nella domanda stessa) |
| 0.4 | 27/09/2026 | 0.4 | Allineato a `richiesta.md` v0.4: i passi di W1, W3 e W5 legati a Q3, Q8, Q12 diventano ipotesi 🔸 di `richiesta.md`; i passi 🔸 si validano al collaudo invece che con domande |
| 0.4.1 | 27/09/2026 | 0.4 | Tolte le ripetizioni di `richiesta.md`: descrizione degli attori, fase dei workflow (è quella del modulo), elenchi delle sezioni di progetto e bilancio sociale (RF-6.2, RF-7.3), stati del flusso di approvazione (RT-3). Nessun passo modificato |
| 0.4.2 | 27/09/2026 | 0.4 | Aggiunti i diagrammi di W1, W4 e W5, ripresi da `software.old/flussi-di-lavoro.md`. Aggiunto il passo 🔸 7 di W4 (cessazione o correzione come nuova voce collegata): senza, una voce archiviata non si poteva più aggiornare, nemmeno con la data di cessazione richiesta da RF-4.1 e RF-4.2. Matrice dei permessi e ciclo di rilascio del vecchio documento sono in `architettura.md` §5 e §8.2. Nessun requisito modificato: il nuovo passo è una deduzione 🔸 |
| 0.4.3 | 27/09/2026 | 0.4 | Allineamento ad `architettura.md` §3: in W1 passo 6 l'accesso dell'ente si attiva con un link a scadenza invece dell'invio delle credenziali. Nessun requisito modificato |

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## Stato
- **Fase corrente:** analisi dei requisiti, workflow v0.4.3.
- **Decisioni prese:** D1–D13 (`richiesta.md` §7), riportate nei passi.
- **Prossimo passo:** risposte del cliente alle domande ⏳; validazione dei passi 🔸 al collaudo.