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Costi ricorrenti del primo anno

Progetto: Gestionale per enti del Terzo Settore Documento: costi-ricorrenti.md Versione: 0.4.5 · Data: 27/09/2026 · Stato: Bozza, da validare Allineato a: richiesta.md v0.4 · Schema di versione: vedi indice-documenti.md

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1. Cosa contiene

Abbonamenti e servizi a pagamento ricorrente per 12 mesi, divisi in:

• sviluppo: strumenti con cui si scrive il software;
• test: ambiente separato per collaudare con dati finti (RT-10) e far provare le funzioni al cliente;
• produzione: il software in esercizio.

Non contiene: le ore di lavoro (tariffe decise da Davide) e i costi di Davide come professionista (§7).

Come leggere i prezzi:

• IVA esclusa, in euro, di listino al 27/09/2026, con il link alla fonte accanto a ogni voce. Vanno riverificati prima di inviare il preventivo.
• I listini in dollari sono convertiti al cambio di riferimento BCE del 25/09/2026: 1 € = 1,1403 USD (BCE). L'addebito reale dipende dal cambio del giorno.
• I fornitori sono riferimenti di prezzo, non scelte: la scelta si fa in fase di architettura, motivata dai requisiti.
• ⚖️ IVA sui servizi esteri e ammissibilità nel bando: C7, C8 (domande-cliente.md §3).

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2. Riepilogo

	Al mese	12 mesi
Sviluppo	90,00 €	1.080,00 €
Test	5,99 €	71,88 €
Produzione	13,89 € + dominio 11,99 €/anno	178,65 €
Spese certe (§3)		1.330,53 €
Spese da quantificare (§4)	formule al §4	376,00 € nello scenario minimo, 1.902,82 € nell'alto, che non è un massimo (§5)

La voce variabile più pesante è la firma elettronica: senza le risposte a Q4 (tipo di firma) e Q1 (numero di enti) il totale non si chiude.

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3. Spese certe

Ambiente	Voce	Servizio di riferimento	Al mese	12 mesi	Perché	Fonte
Sviluppo	Assistente di sviluppo	Claude Max	90,00 €	1.080,00 €	Strumento di sviluppo previsto nel progetto	Anthropic ①
Sviluppo	Repository del codice e rilascio automatico	Server Git di Davide	0 €	0 €	Versionamento di codice e documenti	— ②
Test	Server	Hetzner CX23 (2 vCPU, 4 GB, 40 GB), UE	5,49 €	65,88 €	Carico minimo; si può spegnere quando non serve	Hetzner · CostGoat
Test	Indirizzo IPv4	Hetzner	0,50 €	6,00 €	Fatturato a parte	Hetzner
Test	Firma elettronica	Firma simulata; sandbox del fornitore negli ultimi 40 giorni	0 €	0 €	Provare la firma senza pagare l'abbonamento	Youtrust · Youtrust, ambienti ③
Produzione	Server	Hetzner CX33 (4 vCPU, 8 GB), UE	8,49 €	101,88 €	RT-11, RT-13; margine per generare PDF (RT-7). PostgreSQL (D12) sullo stesso server, senza licenze	Hetzner · CostGoat ④
Produzione	Indirizzo IPv4	Hetzner	0,50 €	6,00 €	Fatturato a parte	Hetzner
Produzione	Backup del server	Hetzner, 20% del server, 7 copie	1,698 €	20,38 €	Ripristino rapido	Hetzner
Produzione	Backup esterno	Hetzner Storage Box BX11 (1 TB)	3,20 €	38,40 €	Copia cifrata del database fuori dal server	remote-backups · whtop · Hetzner ⑤
Produzione	Dominio .it	Aruba	—	11,99 €	Indirizzo del software e mittente email	Aruba
Produzione	Certificato HTTPS	Let's Encrypt	0 €	0 €	Connessione cifrata (RT-10)	Let's Encrypt
Produzione	Email	Brevo, piano gratuito (300 email/giorno)	0 €	0 €	RT-4, M8; dati nell'UE. Aggiunge il logo Brevo (§4)	Brevo · Brevo, dati
Sviluppo e produzione	Monitoraggio errori	Sentry Developer (1 utente, 5.000 errori/mese), regione UE	0 €	0 €	Errori visti prima del cliente	Sentry · Sentry, regione UE ⑥
Produzione	Monitoraggio disponibilità	Uptime Kuma (open source) sul server di Davide	0 €	0 €	Avviso se il software non risponde	Uptime Kuma ⑦
	Totale			1.330,53 €

Note:

1. Cifra indicata da Davide. Il listino è in dollari ("da $100/mese" ≈ 87,70 €): verificare l'importo sulla prima fattura.
2. 🔸 Il codice del cliente sta su un server personale: servono un backup del repository e la continuità del servizio.
3. Verificato il 27/09/2026: la sandbox Youtrust è gratuita solo per 40 giorni. Dopo resta disponibile solo con un abbonamento attivo (104 €/mese, lo stesso della produzione). Le firme di prova non contano nella quota e non hanno valore legale. Per restare a 0 €, il software usa un componente di firma sostituibile: simulato durante lo sviluppo, sandbox reale attivata 40 giorni prima del rilascio. Se servono più giorni: +104 € per ogni mese di abbonamento attivato prima della produzione (🔸 da verificare se il piano si paga mese per mese). Confirmo non pubblica condizioni per l'ambiente di prova: chiederle nel preventivo.
4. 🔸 Dimensionamento: circa 100 utenti con uso da gestionale d'ufficio, quindi pochi utenti contemporanei. Il numero di enti (Q1) può cambiare lo spazio necessario (§4).
5. Prezzo da due fonti terze (la pagina ufficiale non mostra gli importi); attivazione gratuita secondo whtop. 🔸 Confermare all'ordine. Il backup del database va fatto con copie logiche cifrate verso lo Storage Box, non solo con le copie del server.
6. La regione UE va scelta alla creazione dell'account: gli errori possono contenere dati personali.
7. Deve girare fuori dal server di produzione, altrimenti non avvisa quando il server è giù.

Periodo diverso da 12 mesi: ogni mese in più o in meno vale la colonna "Al mese" del §2 (produzione solo se già attiva). Dipende da Q23 (§6.3).

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4. Spese da quantificare

Richieste dal progetto, ma il cui importo non si può ancora scrivere in euro. 🔸 Si dividono in due gruppi: §4.1 quelle legate a un requisito e a una risposta del cliente ancora mancante (Qn), §4.2 quelle facoltative, attivabili con una scelta di Davide indipendente dal cliente. La divisione è un raggruppamento per chiarezza, non cambia nessuna cifra.

Simboli:

• E = enti gestiti (Q1);
• F = firme l'anno. 🔸 F = enti che firmano × documenti (offerta, privacy, antiriciclaggio: fino a 3 per ente in W1, più eventuali firme su libri e verbali in W4). Da confermare con il fornitore se conta una firma per documento o per invio;
• M = documenti archiviati con marca temporale l'anno (W4, passo 5);
• A = archivi di conservazione: 1 se a nome dello studio, E se a nome di ogni ente (⚖️ C5, C6);
• G = GB conservati per archivio (arrotondati al GB intero, minimo 1);
• D = GB di spazio disco aggiuntivo.

4.1 Legate a un requisito, importo aperto in attesa del cliente

Voce	Dipende da	Formula (costo annuo)	Fonte
Firma semplice (RT-5)	⏳ Q4, F	1.248 € se F ≤ 500 · 1.248 € + 2 € × (F − 500) se F > 500	Youtrust API Plus ①
Firma qualificata (RT-5)	⏳ Q4	firma semplice + 10 € per firma qualificata (pacchetti annuali da almeno 10) oppure + 15 € l'una (da 1 a 9, mensile)	Youtrust, piani ②
Firma avanzata (RT-5)	⏳ Q4	solo su preventivo	Youtrust · Confirmo
Marche temporali via API (RT-6)	M (volume legato a Q1)	lotti: 20 = 6 € · 100 = 16 € · 250 = 37,50 € · 500 = 70 €; si compra la combinazione più economica. Esempi: M = 120 → 22 €; M = 800 → 118 €	Openapi, lotti Aruba · Openapi ③
Conservazione a norma (RT-6)	⏳ Q9, A, G	0 € se non serve · A × [49,90 € + 25 € × (G − 1)] se serve. Esempi: 1 archivio da 3 GB → 99,90 €; 200 archivi da 1 GB → 9.980 €	Aruba DocFly ④
Fatturazione elettronica	⏳ Q5	non quotata	— ⑤

Note:

1. 104 €/mese, 500 firme semplici l'anno incluse. Soglia: 500 firme ≈ 166 enti con 3 documenti. Alternativa: Confirmo da 30 €/mese (360 €/anno), ma firme incluse e costo per firma non sono pubblicati: serve un preventivo.
2. 🔸 Da confermare se la firma qualificata si somma al piano API o lo sostituisce.
3. Al server del fornitore si invia solo l'impronta del documento, quindi nessun dato personale esce. Il pacchetto Aruba da 19,90 €/100 (Ufficio Camerale) si usa solo a mano con ArubaSign, non dal software. 🔸 Verificare con Openapi costi di servizio per richiesta e validità dei lotti.
4. 49,90 €/anno con 1 GB, 25 €/GB in più; un servizio per partita IVA. ⚠️ Senza API: caricamento manuale (§6.4). Conservatori con API (es. Namirial): solo su preventivo.
5. Se serve, integrazione con un servizio esistente (B1.5).

4.2 Facoltative, scelta indipendente dal cliente

Voce	Dipende da	Formula (costo annuo)	Fonte
Email senza logo	volume (Q1), scelta sul logo	0 € con il piano gratuito (con logo) · 85,03 € con Starter annuale ($96,96), 94,71 € se mensile ($9/mese); fino a 5.000 email al mese	Brevo · SMTPedia ⑥
Spazio disco aggiuntivo	D	0,6864 € × D (0,0572 € per GB al mese). Esempi: D = 20 → 13,73 €; D = 50 → 34,32 €	CostGoat
Monitoraggio errori con più utenti	più persone sul software	273,61 € ($26/mese)	Sentry
Monitoraggio disponibilità a pagamento	rinuncia a Uptime Kuma	126,28 € ($12/mese, annuale)	UptimeRobot ⑦

Note: 6. 🔸 Consigliato in produzione: le circolari con il logo di un altro marchio non sono professionali. Oltre 5.000 email al mese: piano superiore, da verificare. ⚠️ I prezzi Brevo in euro sono incoerenti tra le fonti, quindi si usa il listino ufficiale in dollari. 7. Il piano gratuito di UptimeRobot è indicato "per progetti hobby e non profit": per un servizio professionale meglio non contarci.

Totale annuo = 1.330,53 € (§3) + §4.1 (firma + marche + conservazione [+ fatturazione elettronica]) + §4.2 se attivate (email + disco [+ monitoraggio a pagamento]).

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5. Scenari

5.1 Minimo e alto

Voce	Minimo	Alto
Spese certe	1.330,53 €	1.330,53 €
Firma	360,00 € (Confirmo base; firme incluse da verificare)	1.248,00 € (F ≤ 500)
Marche temporali	16,00 € (M ≤ 100)	70,00 € (M ≤ 500)
Conservazione	0 €	99,90 € (A = 1, G = 3)
Email	0 €	85,03 €
Monitoraggio	0 €	399,89 €
Totale	1.706,53 €	3.233,35 €

L'alto non è un massimo. Non include F > 500, firme qualificate o avanzate, l'abbonamento di firma attivato prima del rilascio, la conservazione per ogni ente o con API, la fatturazione elettronica e lo spazio disco aggiuntivo. Ognuna di queste voci si calcola con le formule del §4.

5.2 Esempi per numero di enti (usati nel documento per il cliente)

🔸 Ipotesi: firma semplice; F = 3 × E; M = 4 × E; monitoraggio gratuito.

Voce	30 enti	200 enti
Spese certe	1.330,53 €	1.330,53 €
Firma	F = 90 → 1.248,00 €	F = 600 → 1.448,00 €
Marche	M = 120 → 22,00 €	M = 800 → 118,00 €
Conservazione	non serve → 0 €	A = 1, G = 3 → 99,90 €
Email	gratuito → 0 €	Starter → 85,03 €
Disco	0 €	D = 20 → 13,73 €
Totale	2.600,53 €	3.095,19 €

Con 200 enti e conservazione a nome di ogni ente (A = 200), la conservazione sale a 9.980 € e il totale a 12.975,29 €. È la voce più rischiosa: la verifica C6 va chiusa prima del preventivo.

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6. Chi paga e cosa comporta

6.1 Decisioni

• D10: tutte le voci del §3 e del §4 vanno nel preventivo di Davide.
• D11: dal secondo anno i costi di produzione passano al cliente; la manutenzione si definisce nel contratto.

6.2 Conseguenze per preventivo e contratto

1. Il passaggio dei servizi al cliente è lavoro: trasferire account, dominio, backup, contratti e accessi, e consegnare configurazioni e procedure (RT-15). Le ore sono da stimare (B1.9).
2. Fornitori trasferibili (RT-15): per Hetzner è verificato che le risorse si spostano su un altro account con un progetto condiviso (Hetzner). Per gli altri fornitori va verificato alla scelta.
3. Il rischio sui prezzi nel primo anno è di Davide: aumenti di listino (Hetzner li ha aumentati a giugno 2026) o volumi oltre le stime. Si gestisce con una clausola di adeguamento, con un margine sulle voci variabili, o con entrambi. ⚖️ C9.
4. Conservazione e firma avanzata potrebbero dover essere a nome del cliente fin dall'inizio (⚖️ C5); il costo del primo anno resta a Davide.
5. Rendicontazione nel bando: ⚖️ C7.

6.3 Da quando parte il primo anno (⏳ Q23)

Se parte…	Mesi di produzione a carico di Davide	Effetto
dalla firma del contratto	12 meno i mesi di sviluppo	Produzione più breve; il passaggio avviene 12 mesi dopo la firma
dalla messa in produzione	12 pieni	Periodo totale più lungo di 12 mesi: si allungano anche sviluppo e test, e Claude Max è la voce che pesa di più

6.4 I servizi previsti bastano?

Serve a	Servizio	Basta?
Server UE per applicazione e database (RT-13, RT-16)	Hetzner	✅
Email: alert, proforma, circolari, recupero password (RT-4)	Brevo	✅
Firma via API (RT-5, W1, W4)	Youtrust / Confirmo	✅ con riserva: Q4; SMS con codice incluso da confermare
Marca temporale automatica (RT-6, W4 passo 5)	Lotti via API	✅
Conservazione a norma (RT-6, se Q9 = sì)	DocFly	⚠️ Solo caricamento manuale: scegliere tra processo manuale (da scrivere in W4) e conservatore con API
Dati nell'UE e contratti sul trattamento (RT-10)	Hetzner, Brevo, Sentry UE, Openapi (solo impronte)	✅ Contratti da firmare con ciascuno (C1)
Fattura elettronica (Q5)	—	⏳ Solo se Q5 = sì

Coperto con strumenti open source (0 €, ma ore di configurazione):

• generazione di PDF e Word (RT-7);
• importazione di Excel e PDF (RT-8), con riconoscimento del testo se Q10 lo richiede;
• scadenze e solleciti (W5);
• antivirus sui file caricati dagli enti;
• intercettazione delle email in test, così nessun messaggio arriva a persone reali;
• seconda verifica all'accesso con codici da app (TOTP), senza SMS a pagamento.

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7. Fuori perimetro

Costi di Davide come professionista, da valutare con il commercialista (alcuni potrebbero essere ammissibili nel bando):

• assicurazione RC professionale e cyber (C11);
• PEC e firma digitale personali;
• password manager per custodire e poi consegnare gli accessi (RT-15);
• hardware di sviluppo.

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Registro delle modifiche

Versione	Data	Allineato a	Modifiche
0.2	27/09/2026	richiesta.md v0.2	Prima stesura
0.3	27/09/2026	richiesta.md v0.3	D10 e D11: chi paga; aggiunta Q23
0.3.1	27/09/2026	richiesta.md v0.3	Rimandi a richiesta.md e domande-cliente.md al posto del testo ripetuto
0.4	27/09/2026	richiesta.md v0.4	PostgreSQL (D12) sul server di produzione, senza licenze
0.4.1	27/09/2026	richiesta.md v0.4	Rimandi aggiornati alla nuova numerazione di domande-cliente.md
0.4.2	27/09/2026	richiesta.md v0.4	Prezzi ricontrollati; IPv4; marche via API; monitoraggio della disponibilità; spazio disco; verifica della copertura dei servizi
0.4.3	27/09/2026	richiesta.md v0.4	Solo euro (cambio BCE del 25/09/2026); voci variabili come formule; esempi per 30 e 200 enti
0.4.4	27/09/2026	richiesta.md v0.4	Firma in test verificata: sandbox gratuita solo 40 giorni, quindi firma simulata durante lo sviluppo. Documento riscritto in forma lineare: link della fonte accanto a ogni prezzo (tolta la tabella separata delle fonti); costi fissi di tutti gli ambienti in una tabella; tolte le ripetizioni (domande che cambiano i costi, differenze rispetto alla v0.4.1, dettagli ripetuti tra sezioni). Nessuna cifra cambiata
0.4.5	27/09/2026	richiesta.md v0.4	§3 rinominato "Spese certe"; §4 riorganizzato in 4.1 "Legate a un requisito, importo aperto in attesa del cliente" (firma, marche, conservazione, fatturazione elettronica) e 4.2 "Facoltative, scelta indipendente dal cliente" (email, disco, monitoraggio). Numeri di sezione (§3, §4, §6.2) e cifre invariati: riferimenti da architettura.md e blueprint.md restano validi

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Stato

• Fase corrente: analisi dei requisiti, costi v0.4.5.
• Decisioni prese: D10, D11; firma simulata durante lo sviluppo, sandbox del fornitore solo negli ultimi 40 giorni.
• Prossimo passo:
  • risposte del cliente a Q1, Q4, Q9 e Q23, poi ricalcolo con le formule del §4;
  • preventivo Confirmo (firme incluse, ambiente di prova); chiedere a Youtrust se il piano si paga mese per mese; chiedere a Openapi costi di servizio e validità dei lotti;
  • verifiche C5, C6, C7, C9.