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Workflow del software

Progetto: Gestionale per enti del Terzo Settore Documento: workflow.md Versione: 0.2 · Data: 25/09/2026 · Stato: Bozza, da validare con il cliente Allineato a: richiesta.md v0.2 · Schema di versione: vedi indice-documenti.md Fa fede a: richiesta.md (sintesi in richiesta-sintesi.md)

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0. Regole del documento

1. Il workflow deriva dalla richiesta, non il contrario. Ogni passo cita il requisito (RF-x.x, RT-x), la decisione (Dx) o la domanda aperta (Qx) di richiesta.md da cui nasce.
2. Versione allineata. Il workflow segue lo schema di versione comune (indice-documenti.md). Quando richiesta.md cambia, si aggiorna il workflow e si registra la modifica al §11.
3. Tre tipi di passo:
   • senza simbolo: scritto nella richiesta;
   • 🔸 dedotto: non è scritto, ma serve perché il processo funzioni (es. "l'ente può rifiutare un'offerta"). Va confermato con il cliente;
   • ⏳ aperto: dipende da una domanda senza risposta. Il passo descrive l'ipotesi di lavoro.
4. Come si legge un passo: chi lo fa, cosa fa, cosa fa il sistema, riferimento.

Attori: Studio (operatore interno) · Ente (operatore esterno) · Sistema (azioni automatiche).

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1. Mappa dei workflow

#	Workflow	Moduli	Fase	Frequenza	Stato
W1	Acquisizione e attivazione di un ente	M1, M2	1	Una volta per ente	Definito
W2	Scadenziario pagamenti e proforma	M1	1	Alle scadenze dell'offerta	Definito (⏳ Q5)
W3	Gestione delle persone dell'ente	M3	1	Continua	⏳ Q8
W4	Tenuta dei libri sociali	M4	1	A ogni evento (ammissione, cessazione, riunione)	Definito (⏳ Q4, Q9)
W5	Ciclo contabile	M5	1	Trimestrale + annuale	Definito (⏳ Q10, Q12)
W6	Stesura di un progetto	M6	1	A ogni bando	⏳ Q13, Q19
W7	Invio delle circolari	M8	1	Quando serve	Definito
W8	Bilancio sociale	M7	2	Annuale	⏳ Q14, Q19
W9	Time sheet e valorizzazione del volontariato	M9	2	Periodica	⏳ Q15

Ciclo di vita di un ente

flowchart LR
    A[W1 Offerta e firma] --> B[W1 Attivazione ente]
    B --> C[W3 Persone]
    C --> D[W4 Libri sociali]
    B --> E[W5 Contabilità trimestrale]
    E --> F[W5 Modello D e relazione annuale]
    B --> G[W6 Progetti]
    F --> H[W8 Bilancio sociale - fase 2]
    C --> H
    B --> I[W2 Proforma alle scadenze]
    B --> J[W7 Circolari]
    C --> K[W9 Time sheet - fase 2]

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2. W1: Acquisizione e attivazione di un ente (M1, M2)

Scopo: trasformare un potenziale cliente in un ente attivo sulla piattaforma. Inizio: lo studio decide di fare un'offerta · Fine: l'ente ha accesso al sistema.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Studio	Compone l'offerta scegliendo servizi singoli o pacchetti dal catalogo	Calcola il totale	RF-1.1, RF-1.2 (⏳ Q3)
2	Studio	Indica modalità di pagamento e scadenze	Salva le condizioni, da cui nasce lo scadenziario (W2)	RF-1.3
3	Studio	Invia l'offerta all'ente	Allega informativa privacy e modulo antiriciclaggio; notifica l'ente	RF-1.4–1.6
4	Ente	Legge e firma offerta, presa visione privacy e dati antiriciclaggio	Registra le firme con data e ora	RF-1.4–1.6 (⏳ Q4 tipo di firma)
4b	Ente	🔸 Rifiuta l'offerta, oppure l'offerta scade senza firma	Offerta chiusa, studio avvisato	🔸 dedotto
5	Studio	Compila l'anagrafica dell'ente	Controlla i campi obbligatori	RF-2.1–2.14
6	Studio	🔸 Crea l'accesso per il referente dell'ente	Invia le credenziali; l'ente vede solo i propri dati	RT-1, RT-2 (🔸 dedotto)

Stati dell'offerta: bozza → inviata → firmata · 🔸 rifiutata · 🔸 scaduta. Domande aperte: Q3 catalogo · Q4 tipo di firma · 🔸 da confermare: gestione di rifiuto e scadenza dell'offerta; chi crea l'accesso dell'ente.

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3. W2: Scadenziario pagamenti e proforma (M1)

Scopo: incassare secondo le condizioni firmate. Inizio: offerta firmata (W1, passo 4) · Fine: tutte le scadenze emesse.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Sistema	—	Genera lo scadenziario dalle condizioni dell'offerta	RF-1.7
2	Sistema	—	All'avvicinarsi di una scadenza avvisa lo studio	RF-1.9
3	Studio	Verifica ed emette il proforma	Invia il proforma all'ente	RF-1.8 (⏳ Q5)
4	Studio	🔸 Registra l'avvenuto pagamento	Chiude la scadenza	🔸 dedotto

Domande aperte: Q5 solo proforma o anche fattura elettronica · 🔸 da confermare: registrazione dell'incasso e gestione dei ritardi.

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4. W3: Gestione delle persone dell'ente (M3)

Scopo: tenere aggiornato il registro delle persone legate all'ente, base per libri sociali e bilancio sociale. Inizio: ingresso o modifica di una persona · Fine: anagrafica aggiornata.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Ente	Inserisce o modifica la persona: anagrafica, contatti, categoria	Controlla i duplicati	RF-3.1, RF-3.2
2	Ente	⏳ Assegna uno o più ruoli (es. socio e volontario)	⏳ Una scheda per persona con più ruoli	RF-3.3 (⏳ Q8.c)
3	Sistema	—	⏳ Se la persona è socio o volontario, prepara la voce nel libro soci o nel registro volontari (W4)	⏳ Q8.c

Domande aperte: Q8.a categorie · Q8.b dati per categoria · Q8.c più ruoli e collegamento con i libri.

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5. W4: Tenuta dei libri sociali (M4)

Scopo: registrare ammissioni, cessazioni e verbali con valore probatorio. Inizio: un evento (ammissione o uscita di un socio o volontario, assemblea, riunione del consiglio) · Fine: documento archiviato.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Ente	Compila la voce o il verbale: libro soci, registro volontari, verbale di assemblea, verbale dell'organo di amministrazione	Salva in stato "bozza"	RF-4.1–4.4
2	Ente	Firma come operatore e invia allo studio per il controllo	Stato "in revisione"; notifica lo studio	RF-4.1, RF-4.2, RF-4.7 (⏳ Q4)
3	Studio	Controlla il documento	—	RF-4.7
3b	Studio	🔸 Rimanda all'ente con osservazioni	Stato "da correggere"; notifica l'ente; si torna al passo 1	🔸 dedotto
4	Studio	Approva	Stato "approvato"	RF-4.7
5	Sistema	—	Applica la marca temporale e archivia in modo definitivo; il documento non è più modificabile	RF-4.5, RF-4.6 (⏳ Q9)
6	Studio / Ente	Stampa	Genera il PDF	RF-4.7, RT-7

Stati: bozza → in revisione → 🔸 da correggere → approvato → archiviato. Flusso di approvazione: è lo stesso flusso comune a più moduli (RT-3), riusato in W6 e W8. Domande aperte: Q4 firma · Q9 conservazione a norma e stampa · 🔸 da confermare: il rimando all'ente con osservazioni.

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6. W5: Ciclo contabile (M5)

Scopo: raccogliere i documenti contabili durante l'anno e produrre il rendiconto annuale.

6.1 Ciclo trimestrale

Inizio: scadenza del calendario · Fine: movimenti del trimestre imputati.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Studio	Imposta il calendario delle scadenze, uguale per tutti gli enti	⏳ Ammette modifiche anche per il singolo ente	RF-5.1, D7 (⏳ Q12)
2	Sistema	—	Alla scadenza manda all'ente l'alert per caricare i documenti	RF-5.1, RT-4
3	Ente	Carica gli estratti conto (Excel o PDF), la prima nota cassa (Excel) e gli eventuali rendiconti delle raccolte fondi occasionali	Archivia i file; ⏳ estrae i movimenti da Excel/CSV	RF-5.2–5.4 (⏳ Q10)
4	Sistema	🔸 —	🔸 Se l'ente non carica, manda un sollecito e avvisa lo studio	🔸 dedotto
5	Studio	Imputa ogni movimento a una voce del Modello D	Salva l'imputazione	RF-5.5, D6

6.2 Chiusura annuale

Inizio: fine esercizio · Fine: Modello D e relazione pronti da allegare al bilancio.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Sistema	—	Aggrega i movimenti dei quattro trimestri e compila il rendiconto per cassa su Modello D	RF-5.6
2	Ente	Scrive la relazione illustrativa guidata: attività dell'anno, progetti finanziati e realizzati	Propone i modelli preimpostati	RF-5.7
3	Studio	🔸 Controlla Modello D e relazione	🔸 Flusso di approvazione (RT-3)	🔸 dedotto
4	Studio / Ente	Esporta i documenti da allegare al bilancio	Genera PDF/Word	RT-7

Domande aperte: Q10 lettura automatica del PDF · Q12 scadenze per singolo ente · 🔸 da confermare: solleciti in caso di mancato caricamento; controllo dello studio su Modello D e relazione.

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7. W6: Stesura di un progetto (M6)

Scopo: preparare un progetto da presentare a un bando. Inizio: l'ente o lo studio avvia un nuovo progetto · Fine: progetto esportato.

⏳ Ipotesi di lavoro (Q19, opzione a): l'ente scrive e lo studio rivede, con lo stesso flusso di W4. Se il cliente sceglie (b) sezioni divise o (c) modifica contemporanea, questo workflow va riscritto.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Ente o Studio	Crea il progetto	Apre la procedura guidata	RF-6.1
2	Ente	Compila le sezioni: contesto, bisogni, idea, obiettivi, attività, risorse, cronoprogramma, costi, piano economico-finanziario	Guida sezione per sezione	RF-6.2 (⏳ Q13 schema di dettaglio)
3	Ente	Invia allo studio	Stato "in revisione"	RF-6.4 (⏳ Q19)
4	Studio	Rivede; approva o rimanda con osservazioni	Flusso di approvazione (RT-3)	RF-6.4 (⏳ Q19)
5	Studio / Ente	Esporta e adatta al formulario del bando	⏳ Esporta in Word/PDF	RF-6.3 (⏳ Q13)

Domande aperte: Q13 schema, formato di esportazione, adattamento ai formulari · Q19 divisione del lavoro.

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8. W7: Invio delle circolari (M8)

Scopo: informare gli enti su scadenze e adempimenti. Inizio: lo studio deve comunicare una scadenza · Fine: circolare consegnata e letta.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Studio	Scrive la circolare (amministrativa, contabile o fiscale)	—	RF-8.1
2	Studio	🔸 Sceglie i destinatari: tutti gli enti o una parte	—	🔸 dedotto
3	Sistema	—	Invia via email e pubblica nell'area comunicazioni dell'ente	RF-8.2, D5
4	Ente	Legge la circolare nell'app	Registra "letta"	RF-8.2
5	Studio	Consulta chi l'ha letta e chi no	Mostra lo stato di lettura; segnala le email non recapitate	RF-8.2

Domande aperte: 🔸 da confermare: scelta dei destinatari (tutti o per gruppi, es. per qualifica dell'ente).

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9. W8: Bilancio sociale (M7), fase 2

Scopo: redigere il bilancio sociale riusando i dati già presenti. Inizio: fine esercizio · Fine: bilancio sociale esportato.

⏳ Stessa ipotesi di W6 (Q19, opzione a). Le sezioni sono da confermare (Q14).

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Ente o Studio	Avvia il bilancio sociale dell'anno	Precompila con i dati già presenti: anagrafica ente (W1), persone (W3), dati economici (W5)	RF-7.1, RF-7.2
2	Ente	Completa le sezioni: lettera del presidente, dati standard, identità, stakeholder, utenti, obiettivi e attività, situazione economico-finanziaria, relazione dell'organo di controllo	Procedura guidata	RF-7.3 (⏳ Q14)
3	Studio	Rivede; approva o rimanda	Flusso di approvazione (RT-3)	RF-7.4 (⏳ Q19)
4	Studio / Ente	Esporta	Genera PDF/Word	RT-7

Domande aperte: Q14 sezioni e linee guida · Q19 divisione del lavoro.

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10. W9: Time sheet e valorizzazione del volontariato (M9), fase 2

Scopo: registrare le ore di volontari e dipendenti e darne un valore economico. Inizio: l'ente comunica le ore · Fine: ore registrate e valorizzate.

#	Chi	Azione	Sistema	Rif.
1	Studio	⏳ Imposta il valore orario per ogni tipo di attività	Salva le tariffe	RF-9.3 (⏳ Q15)
2	Ente	Manda le ore allo studio	⏳ Forma da definire: fuori dal sistema o tramite caricamento file	⏳ Q15
3	Studio	Inserisce il time sheet: attività, ore, ruolo/qualifica	—	RF-9.1, RF-9.2, RF-9.4, D4
4	Sistema	—	Calcola il valore delle ore	RF-9.3

Domande aperte: Q15 chi definisce le tariffe; in che forma l'ente manda le ore.

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11. Registro delle modifiche

Versione	Data	Versione di richiesta.md	Modifica
0.2	25/09/2026	0.2	Prima stesura, allineata a richiesta.md v0.2

Procedura quando cambia la richiesta:

1. Aggiornare richiesta.md e alzarne la versione.
2. Cercare in questo documento i riferimenti toccati (RF, D, Q).
3. Aggiornare i passi coinvolti; se una domanda ⏳ ha avuto risposta, togliere il simbolo; se un passo 🔸 è stato confermato o scartato, aggiornarlo o eliminarlo.
4. Allineare la versione del workflow e aggiungere una riga a questa tabella.

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12. Riepilogo dei passi da confermare con il cliente

Sono i passi 🔸 dedotti, non scritti nella richiesta. Conviene aggiungerli alle domande (domande-cliente.md):

Workflow	Passo dedotto
W1	L'ente può rifiutare l'offerta; l'offerta può scadere; lo studio crea l'accesso dell'ente
W2	Lo studio registra l'incasso; gestione dei ritardi di pagamento
W4	Lo studio può rimandare un documento all'ente con osservazioni
W5	Solleciti se l'ente non carica i documenti; controllo dello studio su Modello D e relazione
W7	Circolari a tutti gli enti o a gruppi di enti

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Stato

• Fase corrente: analisi dei requisiti (v0.2), workflow in prima stesura.
• Decisioni prese: D1–D9 (richiesta.md, §9), riportate nei passi.
• Prossimo passo: confermare con il cliente i passi dedotti (§12) insieme alle domande aperte. Con le risposte si aggiornano richiesta e workflow alla v1.0.