richiesta-software/workflow.md

# Workflow del software
**Progetto:** Gestionale per enti del Terzo Settore
**Documento:** `workflow.md`
**Versione:** 0.2 · **Data:** 25/09/2026 · **Stato:** Bozza, da validare con il cliente
**Allineato a:** `richiesta.md` v0.2 · **Schema di versione:** vedi `indice-documenti.md`
**Fa fede a:** `richiesta.md` (sintesi in `richiesta-sintesi.md`)

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## 0. Regole del documento

1. **Il workflow deriva dalla richiesta, non il contrario.** Ogni passo cita il requisito (RF-x.x, RT-x), la decisione (Dx) o la domanda aperta (Qx) di `richiesta.md` da cui nasce.
2. **Versione allineata.** Il workflow segue lo schema di versione comune (`indice-documenti.md`). Quando `richiesta.md` cambia, si aggiorna il workflow e si registra la modifica al §11.
3. **Tre tipi di passo:**
   - senza simbolo: scritto nella richiesta;
   - 🔸 **dedotto**: non è scritto, ma serve perché il processo funzioni (es. "l'ente può rifiutare un'offerta"). Va confermato con il cliente;
   - ⏳ **aperto**: dipende da una domanda senza risposta. Il passo descrive l'ipotesi di lavoro.
4. **Come si legge un passo:** chi lo fa, cosa fa, cosa fa il sistema, riferimento.

**Attori:** **Studio** (operatore interno) · **Ente** (operatore esterno) · **Sistema** (azioni automatiche).

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## 1. Mappa dei workflow

| # | Workflow | Moduli | Fase | Frequenza | Stato |
|---|---|---|---|---|---|
| W1 | Acquisizione e attivazione di un ente | M1, M2 | 1 | Una volta per ente | Definito |
| W2 | Scadenziario pagamenti e proforma | M1 | 1 | Alle scadenze dell'offerta | Definito (⏳ Q5) |
| W3 | Gestione delle persone dell'ente | M3 | 1 | Continua | ⏳ Q8 |
| W4 | Tenuta dei libri sociali | M4 | 1 | A ogni evento (ammissione, cessazione, riunione) | Definito (⏳ Q4, Q9) |
| W5 | Ciclo contabile | M5 | 1 | Trimestrale + annuale | Definito (⏳ Q10, Q12) |
| W6 | Stesura di un progetto | M6 | 1 | A ogni bando | ⏳ Q13, Q19 |
| W7 | Invio delle circolari | M8 | 1 | Quando serve | Definito |
| W8 | Bilancio sociale | M7 | 2 | Annuale | ⏳ Q14, Q19 |
| W9 | Time sheet e valorizzazione del volontariato | M9 | 2 | Periodica | ⏳ Q15 |

### Ciclo di vita di un ente

```mermaid
flowchart LR
    A[W1 Offerta e firma] --> B[W1 Attivazione ente]
    B --> C[W3 Persone]
    C --> D[W4 Libri sociali]
    B --> E[W5 Contabilità trimestrale]
    E --> F[W5 Modello D e relazione annuale]
    B --> G[W6 Progetti]
    F --> H[W8 Bilancio sociale - fase 2]
    C --> H
    B --> I[W2 Proforma alle scadenze]
    B --> J[W7 Circolari]
    C --> K[W9 Time sheet - fase 2]
```

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## 2. W1: Acquisizione e attivazione di un ente (M1, M2)

**Scopo:** trasformare un potenziale cliente in un ente attivo sulla piattaforma.
**Inizio:** lo studio decide di fare un'offerta · **Fine:** l'ente ha accesso al sistema.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Studio | Compone l'offerta scegliendo servizi singoli o pacchetti dal catalogo | Calcola il totale | RF-1.1, RF-1.2 (⏳ Q3) |
| 2 | Studio | Indica modalità di pagamento e scadenze | Salva le condizioni, da cui nasce lo scadenziario (W2) | RF-1.3 |
| 3 | Studio | Invia l'offerta all'ente | Allega informativa privacy e modulo antiriciclaggio; notifica l'ente | RF-1.4–1.6 |
| 4 | Ente | Legge e firma offerta, presa visione privacy e dati antiriciclaggio | Registra le firme con data e ora | RF-1.4–1.6 (⏳ Q4 tipo di firma) |
| 4b | Ente | 🔸 Rifiuta l'offerta, oppure l'offerta scade senza firma | Offerta chiusa, studio avvisato | 🔸 dedotto |
| 5 | Studio | Compila l'anagrafica dell'ente | Controlla i campi obbligatori | RF-2.1–2.14 |
| 6 | Studio | 🔸 Crea l'accesso per il referente dell'ente | Invia le credenziali; l'ente vede solo i propri dati | RT-1, RT-2 (🔸 dedotto) |

**Stati dell'offerta:** bozza → inviata → firmata · 🔸 rifiutata · 🔸 scaduta.
**Domande aperte:** Q3 catalogo · Q4 tipo di firma · 🔸 da confermare: gestione di rifiuto e scadenza dell'offerta; chi crea l'accesso dell'ente.

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## 3. W2: Scadenziario pagamenti e proforma (M1)

**Scopo:** incassare secondo le condizioni firmate.
**Inizio:** offerta firmata (W1, passo 4) · **Fine:** tutte le scadenze emesse.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sistema | — | Genera lo scadenziario dalle condizioni dell'offerta | RF-1.7 |
| 2 | Sistema | — | All'avvicinarsi di una scadenza avvisa lo studio | RF-1.9 |
| 3 | Studio | Verifica ed emette il proforma | Invia il proforma all'ente | RF-1.8 (⏳ Q5) |
| 4 | Studio | 🔸 Registra l'avvenuto pagamento | Chiude la scadenza | 🔸 dedotto |

**Domande aperte:** Q5 solo proforma o anche fattura elettronica · 🔸 da confermare: registrazione dell'incasso e gestione dei ritardi.

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## 4. W3: Gestione delle persone dell'ente (M3)

**Scopo:** tenere aggiornato il registro delle persone legate all'ente, base per libri sociali e bilancio sociale.
**Inizio:** ingresso o modifica di una persona · **Fine:** anagrafica aggiornata.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ente | Inserisce o modifica la persona: anagrafica, contatti, categoria | Controlla i duplicati | RF-3.1, RF-3.2 |
| 2 | Ente | ⏳ Assegna uno o più ruoli (es. socio e volontario) | ⏳ Una scheda per persona con più ruoli | RF-3.3 (⏳ Q8.c) |
| 3 | Sistema | — | ⏳ Se la persona è socio o volontario, prepara la voce nel libro soci o nel registro volontari (W4) | ⏳ Q8.c |

**Domande aperte:** Q8.a categorie · Q8.b dati per categoria · Q8.c più ruoli e collegamento con i libri.

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## 5. W4: Tenuta dei libri sociali (M4)

**Scopo:** registrare ammissioni, cessazioni e verbali con valore probatorio.
**Inizio:** un evento (ammissione o uscita di un socio o volontario, assemblea, riunione del consiglio) · **Fine:** documento archiviato.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ente | Compila la voce o il verbale: libro soci, registro volontari, verbale di assemblea, verbale dell'organo di amministrazione | Salva in stato "bozza" | RF-4.1–4.4 |
| 2 | Ente | Firma come operatore e invia allo studio per il controllo | Stato "in revisione"; notifica lo studio | RF-4.1, RF-4.2, RF-4.7 (⏳ Q4) |
| 3 | Studio | Controlla il documento | — | RF-4.7 |
| 3b | Studio | 🔸 Rimanda all'ente con osservazioni | Stato "da correggere"; notifica l'ente; si torna al passo 1 | 🔸 dedotto |
| 4 | Studio | Approva | Stato "approvato" | RF-4.7 |
| 5 | Sistema | — | Applica la marca temporale e archivia in modo definitivo; il documento non è più modificabile | RF-4.5, RF-4.6 (⏳ Q9) |
| 6 | Studio / Ente | Stampa | Genera il PDF | RF-4.7, RT-7 |

**Stati:** bozza → in revisione → 🔸 da correggere → approvato → archiviato.
**Flusso di approvazione:** è lo stesso flusso comune a più moduli (RT-3), riusato in W6 e W8.
**Domande aperte:** Q4 firma · Q9 conservazione a norma e stampa · 🔸 da confermare: il rimando all'ente con osservazioni.

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## 6. W5: Ciclo contabile (M5)

**Scopo:** raccogliere i documenti contabili durante l'anno e produrre il rendiconto annuale.

### 6.1 Ciclo trimestrale

**Inizio:** scadenza del calendario · **Fine:** movimenti del trimestre imputati.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Studio | Imposta il calendario delle scadenze, uguale per tutti gli enti | ⏳ Ammette modifiche anche per il singolo ente | RF-5.1, D7 (⏳ Q12) |
| 2 | Sistema | — | Alla scadenza manda all'ente l'alert per caricare i documenti | RF-5.1, RT-4 |
| 3 | Ente | Carica gli estratti conto (Excel o PDF), la prima nota cassa (Excel) e gli eventuali rendiconti delle raccolte fondi occasionali | Archivia i file; ⏳ estrae i movimenti da Excel/CSV | RF-5.2–5.4 (⏳ Q10) |
| 4 | Sistema | 🔸 — | 🔸 Se l'ente non carica, manda un sollecito e avvisa lo studio | 🔸 dedotto |
| 5 | Studio | Imputa ogni movimento a una voce del Modello D | Salva l'imputazione | RF-5.5, D6 |

### 6.2 Chiusura annuale

**Inizio:** fine esercizio · **Fine:** Modello D e relazione pronti da allegare al bilancio.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sistema | — | Aggrega i movimenti dei quattro trimestri e compila il rendiconto per cassa su Modello D | RF-5.6 |
| 2 | Ente | Scrive la relazione illustrativa guidata: attività dell'anno, progetti finanziati e realizzati | Propone i modelli preimpostati | RF-5.7 |
| 3 | Studio | 🔸 Controlla Modello D e relazione | 🔸 Flusso di approvazione (RT-3) | 🔸 dedotto |
| 4 | Studio / Ente | Esporta i documenti da allegare al bilancio | Genera PDF/Word | RT-7 |

**Domande aperte:** Q10 lettura automatica del PDF · Q12 scadenze per singolo ente · 🔸 da confermare: solleciti in caso di mancato caricamento; controllo dello studio su Modello D e relazione.

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## 7. W6: Stesura di un progetto (M6)

**Scopo:** preparare un progetto da presentare a un bando.
**Inizio:** l'ente o lo studio avvia un nuovo progetto · **Fine:** progetto esportato.

> ⏳ **Ipotesi di lavoro (Q19, opzione a):** l'ente scrive e lo studio rivede, con lo stesso flusso di W4. Se il cliente sceglie (b) sezioni divise o (c) modifica contemporanea, questo workflow va riscritto.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ente o Studio | Crea il progetto | Apre la procedura guidata | RF-6.1 |
| 2 | Ente | Compila le sezioni: contesto, bisogni, idea, obiettivi, attività, risorse, cronoprogramma, costi, piano economico-finanziario | Guida sezione per sezione | RF-6.2 (⏳ Q13 schema di dettaglio) |
| 3 | Ente | Invia allo studio | Stato "in revisione" | RF-6.4 (⏳ Q19) |
| 4 | Studio | Rivede; approva o rimanda con osservazioni | Flusso di approvazione (RT-3) | RF-6.4 (⏳ Q19) |
| 5 | Studio / Ente | Esporta e adatta al formulario del bando | ⏳ Esporta in Word/PDF | RF-6.3 (⏳ Q13) |

**Domande aperte:** Q13 schema, formato di esportazione, adattamento ai formulari · Q19 divisione del lavoro.

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## 8. W7: Invio delle circolari (M8)

**Scopo:** informare gli enti su scadenze e adempimenti.
**Inizio:** lo studio deve comunicare una scadenza · **Fine:** circolare consegnata e letta.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Studio | Scrive la circolare (amministrativa, contabile o fiscale) | — | RF-8.1 |
| 2 | Studio | 🔸 Sceglie i destinatari: tutti gli enti o una parte | — | 🔸 dedotto |
| 3 | Sistema | — | Invia via email e pubblica nell'area comunicazioni dell'ente | RF-8.2, D5 |
| 4 | Ente | Legge la circolare nell'app | Registra "letta" | RF-8.2 |
| 5 | Studio | Consulta chi l'ha letta e chi no | Mostra lo stato di lettura; segnala le email non recapitate | RF-8.2 |

**Domande aperte:** 🔸 da confermare: scelta dei destinatari (tutti o per gruppi, es. per qualifica dell'ente).

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## 9. W8: Bilancio sociale (M7), fase 2

**Scopo:** redigere il bilancio sociale riusando i dati già presenti.
**Inizio:** fine esercizio · **Fine:** bilancio sociale esportato.

> ⏳ Stessa ipotesi di W6 (Q19, opzione a). Le sezioni sono da confermare (Q14).

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ente o Studio | Avvia il bilancio sociale dell'anno | Precompila con i dati già presenti: anagrafica ente (W1), persone (W3), dati economici (W5) | RF-7.1, RF-7.2 |
| 2 | Ente | Completa le sezioni: lettera del presidente, dati standard, identità, stakeholder, utenti, obiettivi e attività, situazione economico-finanziaria, relazione dell'organo di controllo | Procedura guidata | RF-7.3 (⏳ Q14) |
| 3 | Studio | Rivede; approva o rimanda | Flusso di approvazione (RT-3) | RF-7.4 (⏳ Q19) |
| 4 | Studio / Ente | Esporta | Genera PDF/Word | RT-7 |

**Domande aperte:** Q14 sezioni e linee guida · Q19 divisione del lavoro.

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## 10. W9: Time sheet e valorizzazione del volontariato (M9), fase 2

**Scopo:** registrare le ore di volontari e dipendenti e darne un valore economico.
**Inizio:** l'ente comunica le ore · **Fine:** ore registrate e valorizzate.

| # | Chi | Azione | Sistema | Rif. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Studio | ⏳ Imposta il valore orario per ogni tipo di attività | Salva le tariffe | RF-9.3 (⏳ Q15) |
| 2 | Ente | Manda le ore allo studio | ⏳ Forma da definire: fuori dal sistema o tramite caricamento file | ⏳ Q15 |
| 3 | Studio | Inserisce il time sheet: attività, ore, ruolo/qualifica | — | RF-9.1, RF-9.2, RF-9.4, D4 |
| 4 | Sistema | — | Calcola il valore delle ore | RF-9.3 |

**Domande aperte:** Q15 chi definisce le tariffe; in che forma l'ente manda le ore.

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## 11. Registro delle modifiche

| Versione | Data | Versione di `richiesta.md` | Modifica |
|---|---|---|---|
| 0.2 | 25/09/2026 | 0.2 | Prima stesura, allineata a `richiesta.md` v0.2 |

**Procedura quando cambia la richiesta:**
1. Aggiornare `richiesta.md` e alzarne la versione.
2. Cercare in questo documento i riferimenti toccati (RF, D, Q).
3. Aggiornare i passi coinvolti; se una domanda ⏳ ha avuto risposta, togliere il simbolo; se un passo 🔸 è stato confermato o scartato, aggiornarlo o eliminarlo.
4. Allineare la versione del workflow e aggiungere una riga a questa tabella.

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## 12. Riepilogo dei passi da confermare con il cliente

Sono i passi 🔸 dedotti, non scritti nella richiesta. Conviene aggiungerli alle domande (`domande-cliente.md`):

| Workflow | Passo dedotto |
|---|---|
| W1 | L'ente può rifiutare l'offerta; l'offerta può scadere; lo studio crea l'accesso dell'ente |
| W2 | Lo studio registra l'incasso; gestione dei ritardi di pagamento |
| W4 | Lo studio può rimandare un documento all'ente con osservazioni |
| W5 | Solleciti se l'ente non carica i documenti; controllo dello studio su Modello D e relazione |
| W7 | Circolari a tutti gli enti o a gruppi di enti |

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## Stato
- **Fase corrente:** analisi dei requisiti (v0.2), workflow in prima stesura.
- **Decisioni prese:** D1–D9 (`richiesta.md`, §9), riportate nei passi.
- **Prossimo passo:** confermare con il cliente i passi dedotti (§12) insieme alle domande aperte. Con le risposte si aggiornano richiesta e workflow alla v1.0.