richiesta-software/costi-ricorrenti.md

# Costi ricorrenti del primo anno
**Progetto:** Gestionale per enti del Terzo Settore
**Documento:** `costi-ricorrenti.md`
**Versione:** 0.4.4 · **Data:** 27/09/2026 · **Stato:** Bozza, da validare
**Allineato a:** `richiesta.md` v0.4 · **Schema di versione:** vedi `indice-documenti.md`

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## 1. Cosa contiene

Abbonamenti e servizi a pagamento ricorrente per **12 mesi**, divisi in:
- **sviluppo:** strumenti con cui si scrive il software;
- **test:** ambiente separato per collaudare con dati finti (RT-10) e far provare le funzioni al cliente;
- **produzione:** il software in esercizio.

**Non contiene:** le ore di lavoro (tariffe decise da Davide) e i costi di Davide come professionista (§7).

**Come leggere i prezzi:**
- IVA esclusa, in euro, di listino al **27/09/2026**, con il link alla fonte accanto a ogni voce. Vanno riverificati prima di inviare il preventivo.
- I listini in dollari sono convertiti al cambio di riferimento **BCE del 25/09/2026: 1 € = 1,1403 USD** ([BCE](https://www.ecb.europa.eu/stats/policy_and_exchange_rates/euro_reference_exchange_rates/html/eurofxref-graph-usd.en.html)). L'addebito reale dipende dal cambio del giorno.
- I fornitori sono **riferimenti di prezzo, non scelte**: la scelta si fa in fase di architettura, motivata dai requisiti.
- ⚖️ IVA sui servizi esteri e ammissibilità nel bando: C7, C8 (`domande-cliente.md` §3).

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## 2. Riepilogo

| | Al mese | 12 mesi |
|---|---|---|
| Sviluppo | 90,00 € | 1.080,00 € |
| Test | 5,99 € | 71,88 € |
| Produzione | 13,89 € + dominio 11,99 €/anno | 178,65 € |
| **Costi fissi** | | **1.330,53 €** |
| **Costi variabili** | formule al §4 | 376,00 € nello scenario minimo, 1.902,82 € nell'alto, che non è un massimo (§5) |

La voce variabile più pesante è la **firma elettronica**: senza le risposte a Q4 (tipo di firma) e Q1 (numero di enti) il totale non si chiude.

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## 3. Costi fissi

| Ambiente | Voce | Servizio di riferimento | Al mese | 12 mesi | Perché | Fonte |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sviluppo | Assistente di sviluppo | Claude Max | 90,00 € | **1.080,00 €** | Strumento di sviluppo previsto nel progetto | [Anthropic](https://claude.com/pricing) ① |
| Sviluppo | Repository del codice e rilascio automatico | Server Git di Davide | 0 € | 0 € | Versionamento di codice e documenti | — ② |
| Test | Server | Hetzner CX23 (2 vCPU, 4 GB, 40 GB), UE | 5,49 € | **65,88 €** | Carico minimo; si può spegnere quando non serve | [Hetzner](https://docs.hetzner.com/general/infrastructure-and-availability/price-adjustment/) · [CostGoat](https://costgoat.com/pricing/hetzner) |
| Test | Indirizzo IPv4 | Hetzner | 0,50 € | **6,00 €** | Fatturato a parte | [Hetzner](https://docs.hetzner.com/general/infrastructure-and-availability/ipv4-pricing/) |
| Test | Firma elettronica | Firma simulata; sandbox del fornitore negli ultimi 40 giorni | 0 € | 0 € | Provare la firma senza pagare l'abbonamento | [Youtrust](https://youtrust.com/pricing-api) · [Youtrust, ambienti](https://developers.youtrust.com/docs/environments-new) ③ |
| Produzione | Server | Hetzner CX33 (4 vCPU, 8 GB), UE | 8,49 € | **101,88 €** | RT-11, RT-13; margine per generare PDF (RT-7). PostgreSQL (D12) sullo stesso server, senza licenze | [Hetzner](https://docs.hetzner.com/general/infrastructure-and-availability/price-adjustment/) · [CostGoat](https://costgoat.com/pricing/hetzner) ④ |
| Produzione | Indirizzo IPv4 | Hetzner | 0,50 € | **6,00 €** | Fatturato a parte | [Hetzner](https://docs.hetzner.com/general/infrastructure-and-availability/ipv4-pricing/) |
| Produzione | Backup del server | Hetzner, 20% del server, 7 copie | 1,698 € | **20,38 €** | Ripristino rapido | [Hetzner](https://docs.hetzner.com/cloud/billing/faq/) |
| Produzione | Backup esterno | Hetzner Storage Box BX11 (1 TB) | 3,20 € | **38,40 €** | Copia cifrata del database fuori dal server | [remote-backups](https://remote-backups.com/comparison/hetzner-storage-box) · [whtop](https://www.whtop.com/plans/hetzner.com/128269) · [Hetzner](https://www.hetzner.com/storage/storage-box/bx11/) ⑤ |
| Produzione | Dominio `.it` | Aruba | — | **11,99 €** | Indirizzo del software e mittente email | [Aruba](https://www.aruba.it/listino-domini.aspx) |
| Produzione | Certificato HTTPS | Let's Encrypt | 0 € | 0 € | Connessione cifrata (RT-10) | [Let's Encrypt](https://letsencrypt.org/) |
| Produzione | Email | Brevo, piano gratuito (300 email/giorno) | 0 € | 0 € | RT-4, M8; dati nell'UE. Aggiunge il logo Brevo (§4) | [Brevo](https://www.brevo.com/pricing/) · [Brevo, dati](https://help.brevo.com/hc/en-us/articles/360001005510-Data-storage-location) |
| Sviluppo e produzione | Monitoraggio errori | Sentry Developer (1 utente, 5.000 errori/mese), regione UE | 0 € | 0 € | Errori visti prima del cliente | [Sentry](https://sentry.io/pricing/) · [Sentry, regione UE](https://www.sentry.help/en/articles/13965013-where-are-your-data-servers-located) ⑥ |
| Produzione | Monitoraggio disponibilità | Uptime Kuma (open source) sul server di Davide | 0 € | 0 € | Avviso se il software non risponde | [Uptime Kuma](https://github.com/louislam/uptime-kuma) ⑦ |
| | **Totale** | | | **1.330,53 €** | | |

**Note:**
1. Cifra indicata da Davide. Il listino è in dollari ("da $100/mese" ≈ 87,70 €): verificare l'importo sulla prima fattura.
2. 🔸 Il codice del cliente sta su un server personale: servono un backup del repository e la continuità del servizio.
3. Verificato il 27/09/2026: la sandbox Youtrust è gratuita **solo per 40 giorni**. Dopo resta disponibile **solo con un abbonamento attivo** (104 €/mese, lo stesso della produzione). Le firme di prova non contano nella quota e non hanno valore legale. Per restare a 0 €, il software usa un componente di firma sostituibile: simulato durante lo sviluppo, sandbox reale attivata 40 giorni prima del rilascio. Se servono più giorni: **+104 € per ogni mese** di abbonamento attivato prima della produzione (🔸 da verificare se il piano si paga mese per mese). Confirmo non pubblica condizioni per l'ambiente di prova: chiederle nel preventivo.
4. 🔸 Dimensionamento: circa 100 utenti con uso da gestionale d'ufficio, quindi pochi utenti contemporanei. Il numero di enti (Q1) può cambiare lo spazio necessario (§4).
5. Prezzo da due fonti terze (la pagina ufficiale non mostra gli importi); attivazione gratuita secondo whtop. 🔸 Confermare all'ordine. Il backup del database va fatto con copie logiche cifrate verso lo Storage Box, non solo con le copie del server.
6. La regione UE va scelta alla creazione dell'account: gli errori possono contenere dati personali.
7. Deve girare **fuori** dal server di produzione, altrimenti non avvisa quando il server è giù.

**Periodo diverso da 12 mesi:** ogni mese in più o in meno vale la colonna "Al mese" del §2 (produzione solo se già attiva). Dipende da Q23 (§6.3).

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## 4. Costi variabili: formule

**Simboli:**
- **E** = enti gestiti (Q1);
- **F** = firme l'anno. 🔸 F = enti che firmano × documenti (offerta, privacy, antiriciclaggio: fino a 3 per ente in W1, più eventuali firme su libri e verbali in W4). Da confermare con il fornitore se conta una firma per documento o per invio;
- **M** = documenti archiviati con marca temporale l'anno (W4, passo 5);
- **A** = archivi di conservazione: 1 se a nome dello studio, E se a nome di ogni ente (⚖️ C5, C6);
- **G** = GB conservati per archivio (arrotondati al GB intero, minimo 1);
- **D** = GB di spazio disco aggiuntivo.

| Voce | Dipende da | Formula (costo annuo) | Fonte |
|---|---|---|---|
| Firma semplice (RT-5) | ⏳ Q4, F | **1.248 €** se F ≤ 500 · **1.248 € + 2 € × (F − 500)** se F > 500 | [Youtrust API Plus](https://youtrust.com/pricing-api) ① |
| Firma qualificata (RT-5) | ⏳ Q4 | firma semplice **+ 10 €** per firma qualificata (pacchetti annuali da almeno 10) oppure **+ 15 €** l'una (da 1 a 9, mensile) | [Youtrust, piani](https://youtrust.com/pricing-application) ② |
| Firma avanzata (RT-5) | ⏳ Q4 | solo su preventivo | [Youtrust](https://youtrust.com/pricing-api) · [Confirmo](https://www.confirmo.it/prezzi-firma-elettronica-api-confirmo) |
| Marche temporali via API (RT-6) | M | lotti: **20 = 6 €** · **100 = 16 €** · **250 = 37,50 €** · **500 = 70 €**; si compra la combinazione più economica. Esempi: M = 120 → 22 €; M = 800 → 118 € | [Openapi, lotti Aruba](https://openapi.com/products/aruba-time-stamps) · [Openapi](https://openapi.com/products/timestamping-services) ③ |
| Conservazione a norma (RT-6) | ⏳ Q9, A, G | **0 €** se non serve · **A × [49,90 € + 25 € × (G − 1)]** se serve. Esempi: 1 archivio da 3 GB → 99,90 €; 200 archivi da 1 GB → 9.980 € | [Aruba DocFly](https://www.pec.it/docfly-conservazione-digitale-a-norma.aspx) ④ |
| Email senza logo | volume (Q1), scelta sul logo | **0 €** con il piano gratuito (con logo) · **85,03 €** con Starter annuale ($96,96), 94,71 € se mensile ($9/mese); fino a 5.000 email al mese | [Brevo](https://www.brevo.com/pricing/) · [SMTPedia](https://smtpedia.com/brevo-pricing/) ⑤ |
| Spazio disco aggiuntivo | D | **0,6864 € × D** (0,0572 € per GB al mese). Esempi: D = 20 → 13,73 €; D = 50 → 34,32 € | [CostGoat](https://costgoat.com/pricing/hetzner) |
| Fatturazione elettronica | ⏳ Q5 | non quotata | — ⑥ |
| Monitoraggio errori con più utenti | più persone sul software | **273,61 €** ($26/mese) | [Sentry](https://sentry.io/pricing/) |
| Monitoraggio disponibilità a pagamento | rinuncia a Uptime Kuma | **126,28 €** ($12/mese, annuale) | [UptimeRobot](https://uptimerobot.com/pricing/) ⑦ |

**Totale annuo = 1.330,53 € + firma + marche + conservazione + email + disco** [+ fatturazione elettronica] [+ monitoraggio a pagamento].

**Note:**
1. 104 €/mese, 500 firme semplici l'anno incluse. Soglia: 500 firme ≈ 166 enti con 3 documenti. Alternativa: Confirmo da 30 €/mese (360 €/anno), ma firme incluse e costo per firma non sono pubblicati: serve un preventivo.
2. 🔸 Da confermare se la firma qualificata si somma al piano API o lo sostituisce.
3. Al server del fornitore si invia solo l'impronta del documento, quindi nessun dato personale esce. Il pacchetto Aruba da 19,90 €/100 ([Ufficio Camerale](https://www.ufficiocamerale.it/marche-temporali/100-marche-temporali-aruba)) si usa solo a mano con ArubaSign, non dal software. 🔸 Verificare con Openapi costi di servizio per richiesta e validità dei lotti.
4. 49,90 €/anno con 1 GB, 25 €/GB in più; un servizio per partita IVA. ⚠️ Senza API: caricamento manuale (§6.4). Conservatori con API (es. [Namirial](https://partner.namirial.it/conservazione-sostitutiva/)): solo su preventivo.
5. 🔸 Consigliato in produzione: le circolari con il logo di un altro marchio non sono professionali. Oltre 5.000 email al mese: piano superiore, da verificare. ⚠️ I prezzi Brevo in euro sono incoerenti tra le fonti, quindi si usa il listino ufficiale in dollari.
6. Se serve, integrazione con un servizio esistente (B1.5).
7. Il piano gratuito di UptimeRobot è indicato "per progetti hobby e non profit": per un servizio professionale meglio non contarci.

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## 5. Scenari

### 5.1 Minimo e alto

| Voce | Minimo | Alto |
|---|---|---|
| Costi fissi | 1.330,53 € | 1.330,53 € |
| Firma | 360,00 € (Confirmo base; firme incluse da verificare) | 1.248,00 € (F ≤ 500) |
| Marche temporali | 16,00 € (M ≤ 100) | 70,00 € (M ≤ 500) |
| Conservazione | 0 € | 99,90 € (A = 1, G = 3) |
| Email | 0 € | 85,03 € |
| Monitoraggio | 0 € | 399,89 € |
| **Totale** | **1.706,53 €** | **3.233,35 €** |

**L'alto non è un massimo.** Non include F > 500, firme qualificate o avanzate, l'abbonamento di firma attivato prima del rilascio, la conservazione per ogni ente o con API, la fatturazione elettronica e lo spazio disco aggiuntivo. Ognuna di queste voci si calcola con le formule del §4.

### 5.2 Esempi per numero di enti (usati nel documento per il cliente)

🔸 Ipotesi: firma semplice; F = 3 × E; M = 4 × E; monitoraggio gratuito.

| Voce | 30 enti | 200 enti |
|---|---|---|
| Costi fissi | 1.330,53 € | 1.330,53 € |
| Firma | F = 90 → 1.248,00 € | F = 600 → 1.448,00 € |
| Marche | M = 120 → 22,00 € | M = 800 → 118,00 € |
| Conservazione | non serve → 0 € | A = 1, G = 3 → 99,90 € |
| Email | gratuito → 0 € | Starter → 85,03 € |
| Disco | 0 € | D = 20 → 13,73 € |
| **Totale** | **2.600,53 €** | **3.095,19 €** |

Con 200 enti e conservazione a nome di ogni ente (A = 200), la conservazione sale a 9.980 € e il totale a **12.975,29 €**. È la voce più rischiosa: la verifica C6 va chiusa prima del preventivo.

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## 6. Chi paga e cosa comporta

### 6.1 Decisioni

- **D10:** tutte le voci del §3 e del §4 vanno nel preventivo di Davide.
- **D11:** dal secondo anno i costi di produzione passano al cliente; la manutenzione si definisce nel contratto.

### 6.2 Conseguenze per preventivo e contratto

1. **Il passaggio dei servizi al cliente è lavoro:** trasferire account, dominio, backup, contratti e accessi, e consegnare configurazioni e procedure (RT-15). Le ore sono da stimare (B1.9).
2. **Fornitori trasferibili (RT-15):** per Hetzner è verificato che le risorse si spostano su un altro account con un progetto condiviso ([Hetzner](https://docs.hetzner.com/cloud/general/faq/)). Per gli altri fornitori va verificato alla scelta.
3. **Il rischio sui prezzi nel primo anno è di Davide:** aumenti di listino (Hetzner li ha aumentati a giugno 2026) o volumi oltre le stime. Si gestisce con una clausola di adeguamento, con un margine sulle voci variabili, o con entrambi. ⚖️ C9.
4. **Conservazione e firma avanzata potrebbero dover essere a nome del cliente fin dall'inizio** (⚖️ C5); il costo del primo anno resta a Davide.
5. **Rendicontazione nel bando:** ⚖️ C7.

### 6.3 Da quando parte il primo anno (⏳ Q23)

| Se parte… | Mesi di produzione a carico di Davide | Effetto |
|---|---|---|
| dalla firma del contratto | 12 meno i mesi di sviluppo | Produzione più breve; il passaggio avviene 12 mesi dopo la firma |
| dalla messa in produzione | 12 pieni | Periodo totale più lungo di 12 mesi: si allungano anche sviluppo e test, e Claude Max è la voce che pesa di più |

### 6.4 I servizi previsti bastano?

| Serve a | Servizio | Basta? |
|---|---|---|
| Server UE per applicazione e database (RT-13, RT-16) | Hetzner | ✅ |
| Email: alert, proforma, circolari, recupero password (RT-4) | Brevo | ✅ |
| Firma via API (RT-5, W1, W4) | Youtrust / Confirmo | ✅ con riserva: Q4; SMS con codice incluso da confermare |
| Marca temporale automatica (RT-6, W4 passo 5) | Lotti via API | ✅ |
| Conservazione a norma (RT-6, se Q9 = sì) | DocFly | ⚠️ Solo caricamento manuale: scegliere tra processo manuale (da scrivere in W4) e conservatore con API |
| Dati nell'UE e contratti sul trattamento (RT-10) | Hetzner, Brevo, Sentry UE, Openapi (solo impronte) | ✅ Contratti da firmare con ciascuno (C1) |
| Fattura elettronica (Q5) | — | ⏳ Solo se Q5 = sì |

**Coperto con strumenti open source** (0 €, ma ore di configurazione):
- generazione di PDF e Word (RT-7);
- importazione di Excel e PDF (RT-8), con riconoscimento del testo se Q10 lo richiede;
- scadenze e solleciti (W5);
- antivirus sui file caricati dagli enti;
- intercettazione delle email in test, così nessun messaggio arriva a persone reali;
- seconda verifica all'accesso con codici da app (TOTP), senza SMS a pagamento.

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## 7. Fuori perimetro

Costi di Davide come professionista, da valutare con il commercialista (alcuni potrebbero essere ammissibili nel bando):
- assicurazione RC professionale e cyber (C11);
- PEC e firma digitale personali;
- password manager per custodire e poi consegnare gli accessi (RT-15);
- hardware di sviluppo.

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## Registro delle modifiche

| Versione | Data | Allineato a | Modifiche |
|---|---|---|---|
| 0.2 | 27/09/2026 | `richiesta.md` v0.2 | Prima stesura |
| 0.3 | 27/09/2026 | `richiesta.md` v0.3 | D10 e D11: chi paga; aggiunta Q23 |
| 0.3.1 | 27/09/2026 | `richiesta.md` v0.3 | Rimandi a `richiesta.md` e `domande-cliente.md` al posto del testo ripetuto |
| 0.4 | 27/09/2026 | `richiesta.md` v0.4 | PostgreSQL (D12) sul server di produzione, senza licenze |
| 0.4.1 | 27/09/2026 | `richiesta.md` v0.4 | Rimandi aggiornati alla nuova numerazione di `domande-cliente.md` |
| 0.4.2 | 27/09/2026 | `richiesta.md` v0.4 | Prezzi ricontrollati; IPv4; marche via API; monitoraggio della disponibilità; spazio disco; verifica della copertura dei servizi |
| 0.4.3 | 27/09/2026 | `richiesta.md` v0.4 | Solo euro (cambio BCE del 25/09/2026); voci variabili come formule; esempi per 30 e 200 enti |
| 0.4.4 | 27/09/2026 | `richiesta.md` v0.4 | Firma in test verificata: sandbox gratuita solo 40 giorni, quindi firma simulata durante lo sviluppo. Documento riscritto in forma lineare: link della fonte accanto a ogni prezzo (tolta la tabella separata delle fonti); costi fissi di tutti gli ambienti in una tabella; tolte le ripetizioni (domande che cambiano i costi, differenze rispetto alla v0.4.1, dettagli ripetuti tra sezioni). Nessuna cifra cambiata |

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## Stato
- **Fase corrente:** analisi dei requisiti, costi v0.4.4.
- **Decisioni prese:** D10, D11; firma simulata durante lo sviluppo, sandbox del fornitore solo negli ultimi 40 giorni.
- **Prossimo passo:**
  - risposte del cliente a Q1, Q4, Q9 e Q23, poi ricalcolo con le formule del §4;
  - preventivo Confirmo (firme incluse, ambiente di prova); chiedere a Youtrust se il piano si paga mese per mese; chiedere a Openapi costi di servizio e validità dei lotti;
  - verifiche C5, C6, C7, C9.